Generator umów w systemie CRM – czy warto?
Jak pozbyć się powtarzalnego procesu przygotowania dokumentów
Przygotowywanie dokumentów do podpisu dla klienta jest to proces wymagający dużej staranności i uwagi, nie znoszący pomyłek, które mogą skutkować nawet nieważnością umowy. Jednocześnie przygotowywanie umów zajmuje odpowiedzialnym działom obsługi dokumentacji wiele czasu i jest bardzo powtarzalne. W jaki sposób usprawnić proces przygotowywania dokumentu umowy? Sprawdź generator umowy w module ofertowania systemu SalesWizard.pl!
Generowanie umowy – jak to działa?
System CRM SalesWizard umożliwia tworzenie wzorców umów i kategoryzowanie ich wedle preferencji administratora systemu.
Tworzenie wzorca umowy odbywa się z użyciem edytora. Aby utworzyć umowę konieczne jest powiązanie jej z odpowiednią kategorią umów oraz ankietami. Możemy także oznaczyć użytkownika podpisującego umowę (dla potrzeb podpisu elektronicznego) oraz dodać opcje płatności i zaliczki.
Chcesz wdrożyć generator umów w swojej firmie?
Dowiedz się więcej o generatorze umów w SalesWizard CRM lub umów się na konsultację.
Wzrost efektywności pracy zespołu
Wprowadzenie generatora umów w systemie CRM może znacząco zwiększyć efektywność pracy zespołu. Dzięki automatyzacji procesów przygotowywania umów, pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak budowanie relacji z klientami i poszukiwanie nowych możliwości biznesowych. Skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie dokumentów pozwala na szybszą realizację zamówień i lepsze zarządzanie czasem.
Śledzenie i archiwizacja umów
System CRM z funkcją generatora umów umożliwia nie tylko tworzenie dokumentów, ale także ich śledzenie i archiwizację. Każda umowa jest zapisywana w systemie, co umożliwia łatwy dostęp do historii współpracy z klientem. Taka organizacja pozwala na szybką weryfikację warunków umowy, analizę dotychczasowych działań i podejmowanie lepszych decyzji w przyszłości. Automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach płatności czy odnowienia umów dodatkowo ułatwiają zarządzanie zobowiązaniami.
Shortkody (krótkie kody) w generatorze umówAby generowany dokument PDF umowy zawierał unikalne dane klienta SalesWizard wykorzystuje mechanizm shortkodów (krótkich kodów), które następnie umieszczane są w dokumencie PDF i kodowane na właściwe ostateczne wartości. Obsługiwane są shortkody danych kontaktowych klienta, jego adres e-mail, telefon oraz dane adresowe.
W generowanej umowie możliwe jest także wykorzystanie ankiet i generowanie z niej shortkodów. W ankiecie mogą znaleźć się dodatkowe dane jakie administrator zbiera w celu wygenerowania umowy.
Dane oferty i ceny w generowanej umowie PDF
Umowa w systemie SalesWizard generowana jest w procesie ofertowania, zatem może zostać wzbogacona również o dane produktów, ich ceny jednostkowe i całkowitą wartość zamówienia, a także wysokość zaliczki czy płaconych transz oraz terminów płatności.
Ofertowanie potencjalnych klientów w systemie SalesWizard
Moduł generowania umów jest istotnym elementem modułu generowania oferty. Dodatkowo dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego Autenti, użytkownik systemu znacznie skraca czas niezbędny do sfinalizowania umowy.
Więcej o procesie ofertowania przeczytasz w artykule: Ofertowanie klientów przez internet.
Grzegorz Rzepka
Specjalista ds. marketingu prawniczego, systemów CRM, generowania leadów dla firm i kancelarii prawnych.