Jak zarządzać leadami i kontaktami pozyskanymi przez internet

Handel produktami i usługami przenosi cię coraz częściej do Internetu. Brak konieczności osobistego kontaktu, podpisywania papierowej umowy, dowolność w czasie zakupu i wygoda powodują, że rynek e-commerce stale rośnie/ Klient nie traci czasu na spotkania z przedstawicielem handlowym lub wyprawy do siedziby firmy. Szukając firmy z branży np. fotowoltaicznej, budowlanej, instalacyjnej, turystycznej czy wielu innych nie musi korzystać z usług lokalnej firmy, która jest na miejscu. Może wybrać taką, która ma najlepszą ofertę.

Jak pozyskiwać kontakty/leady w Internecie?

Jakie działania powinna podjąć firma, aby jak najwięcej osób zapoznało się z jej ofertą? Jak zdobywać leady od klientów zainteresowanych naszymi usługami?

• Strona www firmy pozwalająca na poznanie podstawowych informacji, oferty oraz wysłanie zgłoszenia z prośbą o kontakt jest koniecznością. Konsumenci przed podjęciem kontaktu chcą poznać podstawowe parametry oferty czy opinie innych klientów.
• Warto założyć konto Google i dodać wizytówkę Google Moja Firma, dzięki której firma będzie lepiej widoczna w wyszukiwarce i w Google Maps.
• Mając konto Google można zainwestować w kampanie marketingowe Google Ads, dzięki którym można pozyskiwać zgłoszenia od osób zainteresowanych usługą.
• Strona firmowa na Facebooku – pozwala na zbudowanie relacji z obecnymi i potencjalnymi przyszłymi klientami. Osoby zainteresowane ofertą mogą wysłać wiadomość, zadzwonić, czy przejść na stronę www i wysłać zgłoszenie.
• Inwestycja w kampanię Facebook Ads generującą reklamy firmy do wybranej grupy docelowej użytkowników Facebooka pozwala na pozyskiwanie leadów kontaktowych.
• Pozyskanie klientów poprzez otrzymywanie leadów dzięki Google Ads i Facebook Ads to tylko pierwszy krok do sukcesu. Należy odpowiednio zarządzać otrzymanymi zgłoszeniami i kontaktami, aby osiągnąć swój cel, czyli doprowadzić do zawarcia umowy. Pomocny w zarządzaniu leadami będzie system CRM SalesWizard.

Czym jest system SalesWizard?

SalesWizard to system ofertowania online stworzony przez firmę programistyczną 4B Systems. Jest to system CRM (Customer Relationship Management). Skrót ten w tłumaczeniu oznacza zarządzanie relacjami z klientem. Taki system ma za zadanie zautomatyzować, usprawnić i wspomóc cały proces kontaktu z klientem, rozpoczynając od otrzymania zgłoszenia poprzez kontakt telefoniczny, wygenerowanie oferty, podpisanie umowy, dopilnowanie realizacji zlecenia, kończąc na zakończeniu współpracy z zadowolonym klientem.

Dlaczego warto zaimplementować SalesWizard w swojej firmie?

• System CRM pozwala na usystematyzowanie informacji. Wszystkie kluczowe informacje, dane klientów, umowy, oferty, historia kontaktu i inne dane znajdują się w jednym miejscu. Nie ma konieczności tworzenia kilkudziesięciu raportów w Excelu czy zapisywanie spotkań w zeszycie. SalesWizard pozwala więc na efektywniejsze zarządzanie całym procesem sprzedaży i ofertowania.
• Stały abonament roczny lub miesięczny daje pewność kosztów systemu na przyszłość. Nawet przy rozwoju firmy i systematycznym zwiększaniu liczby pracowników i bazy klientów.
• Możliwość generowania oferty i przesyłania jej do klientów.
• Wysyłanie z systemu SMS-ów i maili. Funkcje te pozwalają na znaczną oszczędność czasu oraz kontrolę wątku komunikacyjnego z potencjalnym klientem.
• Dzięki integracji SalesWizard z podpisem elektronicznym Autenti można w prosty sposób zawierać umowy. Umowa może zostać podpisana przez obie strony w kilka minut bez konieczności spotkania czy wysyłania dokumentów pocztą.
• SalesWizard można zintegrować z prowadzonymi internetowymi kampaniami marketingowymi, dzięki czemu zgłoszenia od zainteresowanych ofertą osób będą importowane wprost do systemu, oczekując na dalsze procedowanie przez użytkowników.

Funkcje SalesWizard ułatwiające zarządzanie leadami

SalesWizard posiada wiele funkcjonalności pomocnych w zarządzaniu leadami, które dodane zostaną do systemu.

Mamy kontakt do wstępnie zainteresowanego usługą klienta. Jak SalesWizard pomoże w obsłudze leada? Jakie funkcje systemu będą pomocne?

• Ustawianie statusów obsługi – możliwość utworzenia różnych statusów kontaktu z klientem np. zgłoszenie, złożenie oferty, wysłanie umowy, umowa podpisana, zlecenie zrealizowane. Statusowanie spraw pozwoli na segregowanie, zapewniające lepsze zarządzanie i kontrolę efektów pracy na kontaktach/leadach.
• Ustawianie zadań – każdy użytkownik może tworzyć zadania na dany termin do wykonania w przypadku każdego kontaktu. Dzięki temu użytkownik nie pominie żadnego etapu obsługi czy nie zapomni zadzwonić do klienta. Przy tak dużej konkurencji na rynku ważna jest terminowość i stały kontakt z klientem.
• Tworzenie notatek – każdy klient posiada osobny wątek w systemie. W wątkach widoczna jest historia kontaktu, można dodawać również notatki z informacjami np. po kontakcie telefonicznym z klientem.
• Generator oferty www ze zdjęciami, logotypami i najważniejszymi informacjami dzięki czemu łatwo i szybko można przygotować dla klienta ofertę i przesłać mu ją poprzez system.
• Automatyczne przypomnienia – administrator może do każdego statusu obsługi ustawić termin przypomnień o przekroczonym terminie. Np. przy statusie umowa wysłana do podpisu można wskazać 5-dniowy czas – jeśli przez te kilka dni użytkownik nie zmieni statusu klienta – zostanie poinformowany o przekroczeniu terminu.
• Integracja pozwalająca na wysyłkę SMS i e-mail z systemu – użytkownicy mogą wysyłać wiadomości do klientów, uzyskując jednocześnie informację zwrotną z potwierdzeniem ich dostarczenia lub otwarcia.
• Generator wzorców umów pozwoli na szybkie i automatyczne uzupełnienie umowy oraz wysłanie jej do podpisu.

Przykład zarządzania leadem internetowym w SalesWizard

Załóżmy, że firma zajmująca się instalacją paneli fotowoltaicznych dzięki kampanii Facebook Ads otrzymuje leada z danymi kontaktowymi do osoby, która jest wstępnie zainteresowana usługą. Zgłoszenie importowane jest do systemu SalesWizard. Jak poprawnie zarządzać otrzymanym zgłoszeniem?

• Użytkownik kontaktuje się z klientem telefonicznie, przedstawia produkt i usługę oraz pozyskuje informacje potrzebne do przygotowania oferty.
• Użytkownik dodaje notatkę do wątku kontaktu z podsumowaniem rozmowy i na podstawie zebranych informacji przygotowuje oraz generuje ofertę dla klienta.
• Po wykonaniu powyższych czynności kontakt przeciągany jest (na zasadzie drag and drop) do kolejnego statusu obsługi (np. Ofertę wysłano).
• Użytkownik planuje pracę, tworząc zadania przy kontakcie, np. planuje telefon czy rozmowę omawiającą ofertę.
• Jeśli klient zdecydował się on na usługę firmy, użytkownik generuje w systemie umowę i wysyła ją do podpisu klienta.
• Użytkownik zarządzający sprzedażą ma możliwość posegregować zgłoszenia i sprawdzić ile z otrzymanych zgłoszeń odrzucono (i z jakiego powodu) a ile ma szanse na podpisanie umowy. Twoje szanse sprzedaży podlegają łatwej kontroli.
• Ustawienie zadania na kolejny termin, aby przypomnieć o podpisaniu umowy albo ewentualnie odpowiedzieć na powstałe pytania lub zbić obiekcje.
• Po podpisaniu umowy przez klienta efekt został osiągnięty – wystarczy już tylko zrealizować zlecenie!