Darmowy system CRM w firmie
Wiele osób chętnie korzysta z bezpłatnych egzemplarzy, nawet jeśli są to tylko próbki czy mocno okrojone wersje. Któż z nas nie skusił się nigdy na degustacyjną czekoladę czy trialową wersję oprogramowania? Z drugiej strony – część konsumentów uważa, że “darmowy” z reguły oznacza “słabszy” i swoją nieodpłatnością nadrabiane są mankamenty. Jak jest naprawdę i czy warto wybrać darmowy system CRM?
Słowo “darmowy” niczym magnes na konsumentów
Magia hasła “bezpłatny” jest widoczna w niemal każdym obszarze handlu, niezależnie od branży. Znacznie lepiej sprzedaje się napój 1,35 litra, gdy opatrzony zostanie etykietą “1 l + 300 ml gratis!”. Chętniej też wybieramy produkt w trzech sztukach, gdy zobaczymy napis “weź dwa, trzeci dostaniesz za darmo!”. Przykładów można mnożyć bez końca, podobnie jak i przytaczać badania na temat tego zabiegu sprzedażowego, jednak nie to jest sednem tego artykułu. Świadomie piszemy o “niemal każdym”, a nie o “każdym” obszarze handlu, gdyż ciekawą zależność można zaobserwować w kwestii oprogramowania. Tutaj konsumenci zdają się bardziej ufać produktom płatnym z nieodpłatnym okresem próbnym lub w wariancie freemium (darmowa instalacja, płatność za poszczególne funkcjonalności). W produktach całkowicie darmowych konsument doszukuje się podstępu, w końcu nie po to programista poświęca swój czas, by za darmo udostępniać owoce swojej pracy. Podejście to jest szczególnie zauważalne w obszarze B2B, a mimo to na rynku wciąż dostępne są bezpłatne systemy CRM. Choć jest ich stosunkowo niewiele, to mimo wszystko można je bez trudu znaleźć w Internecie i zainstalować bez żadnych opłat.
Bezpłatny system CRM – zalety i wady
Niewątpliwie największą zaletą bezpłatnych systemów CRM jest ich nieodpłatność. Dla start-upów czy organizacji non-profit to szczególnie ważna kwestia, gdy każda złotówka jest na wagę złota. Kolejną kwestią, która może być rozpoznawana jako zaleta, to dostęp do programu w charakterze open source. Oznacza to, że pobierasz program i korzystasz z niego jak z typowej aplikacji, bez konieczności dostępu do Internetu. To tyle z zalet, czas na listę wad, która okazuje się być przytłaczająca. Najważniejszą wadą są ograniczenia, jakie niesie ze sobą bezpłatny system CRM. Całkowicie bezpłatny CRM w większości przypadków okazuje się co najwyżej połączeniem kalendarza, tablicy kanban i mocno ograniczonej książki kontaktów. Teoretycznie bezpłatne warianty freemium działają najczęściej na zasadzie “masz od nas bezpłatne 20 slotów na kontakty, ale jak zapłacisz 20 złotych miesięcznie, to dostaniesz kolejne 50 slotów”. Dodając kilka takich płatnych opcji szybko okazuje się, że w teorii “darmowy” CRM staje się o wiele droższy niż klasyczny, płatny lub subskrypcyjny CRM. Równie istotną wadą jest fakt, że bezpłatne systemy CRM nie są dalej rozwijane, łatane czy nie jest dostępne do niego wsparcie. System staje się oprogramowaniem abandonware – w razie problemów zostaniesz z nimi sam.
Dopasowanie do specyficznych potrzeb firmy
Jednym z kluczowych aspektów, który warto uwzględnić przy wyborze darmowego systemu CRM, jest jego zdolność do dopasowania się do specyficznych potrzeb firmy. Nawet jeśli system jest darmowy, musi oferować funkcje, które są kluczowe dla efektywnego zarządzania relacjami z klientami w danej branży. Warto zwrócić uwagę na możliwość integracji z innymi narzędziami używanymi w firmie, elastyczność w dostosowywaniu interfejsu użytkownika oraz wsparcie dla specyficznych procesów biznesowych.
Bezpieczeństwo danych
Wybierając darmowy system CRM, należy również zwrócić szczególną uwagę na kwestie bezpieczeństwa danych. Darmowe rozwiązania mogą nie zawsze oferować zaawansowane funkcje ochrony danych, takie jak szyfrowanie informacji, regularne aktualizacje bezpieczeństwa czy wsparcie techniczne w przypadku naruszenia danych. Dlatego ważne jest, aby dokładnie sprawdzić politykę bezpieczeństwa dostawcy CRM oraz upewnić się, że spełnia ona wymagania związane z ochroną danych osobowych, szczególnie w kontekście RODO.
Wsparcie techniczne i społeczność użytkowników
Kolejnym istotnym aspektem jest dostępność wsparcia technicznego oraz aktywnej społeczności użytkowników. W przypadku darmowych systemów CRM, wsparcie techniczne może być ograniczone lub dostępne jedynie w formie dokumentacji online i forów społecznościowych. Aktywna społeczność użytkowników może jednak stanowić cenne źródło wiedzy i pomocy w rozwiązywaniu problemów oraz wymianie doświadczeń dotyczących użytkowania systemu.
Planowanie przyszłości
Nawet jeśli darmowy system CRM wydaje się na początku atrakcyjny, warto zastanowić się nad długoterminowymi planami firmy. Jeśli firma planuje dynamiczny rozwój, darmowe rozwiązanie może szybko okazać się niewystarczające. W takiej sytuacji lepszym wyborem może być system CRM z modelem freemium lub płatnym okresem próbnym, który umożliwia elastyczne rozszerzanie funkcjonalności i skalowanie wraz z rozwojem firmy.
System CRM z darmowym okresem próbnym
Czym innym jest bezpłatny system CRM, który z reguły budzi mieszane odczucia, a czym innym jest system CRM z darmowym okresem próbnym. Drugi z wariantów oznacza, że docelowo z produktem wiążą się opłaty, najczęściej w charakterze abonamentu. Jednakże aby konsument mógł podjąć świadomą decyzję i przekonać się o zaletach danego produktu, udostępniany jest okres próbny. Z reguły to 7, rzadziej 14 dni, podczas których użytkownik może korzystać ze wszystkich opcji przewidzianych przez twórców. Z jednej strony pozwala to określić, czy dany program spełnia oczekiwania i odpowiada na potrzeby organizacji. Z drugiej zaś – jeśli twórcy oferują rozmaite plany subskrypcyjne – użytkownik może świadomie zdecydować, czy potrzebny jest mu pełen pakiet narzędzi, czy woli tańszą wersję bez niektórych udogodnień. Takie rozwiązanie oferuje nasz system CRM SalesWizard, nieodpłatnie udostępniając siedmiodniowy okres próbny. Nie ma żadnych zobowiązań ani ukrytych opłat; nie chcesz korzystać z systemu – rezygnujesz z subskrypcji. Przez cały czas współpracy – łącznie z okresem próbnym – może Ci pomóc szybko reagujący support.
Czy warto wybrać darmowy system CRM?
Odpowiedź na to pytanie w 99 na 100 przypadków będzie brzmiała “nie”. Tym jednym przypadkiem będą firmy na skraju bankructwa, dla których każdy kolejny wydatek mógłby oznaczać definitywny koniec działalności. Pozostałe organizacje – wliczając w to start-upy czy fundacje – powinny wybrać pełnię możliwości systemu CRM bez ograniczeń. Płatny system CRM to przede wszystkim jasne i przewidywalne koszty, które można bez problemu zabudżetować. Eliminowane jest ryzyko z modelu freemium, w którym dobieranie kolejnych i kolejnych udogodnień skutkuje horrendalnie wysoką opłatą końcową. Sam proces transakcji jest uczciwy – konsument nie kupuje kota w worku, ponieważ darmowy okres próbny pozwala zapoznać się z systemem. Istotny jest też aspekt stałego rozwoju i poprawy funkcjonowania CRM’u, który jest gwarantowany przy płatnych aplikacjach. Co więcej, część twórców udostępnia coś więcej niż sam CRM – to także kreator stron www, narzędzie do ofertowania online czy zarządzanie sklepem wewnętrznym niczym w systemie ERP. System SalesWizard CRM to gwarancja, że każda wydana złotówka zwróci się w postaci szybszej, wygodniejszej i wydajniejszej pracy całej organizacji.
