Czy systemy informatyczne mogą usprawnić działanie firm i zwiększać ich zyski?

Obecnie w każdej branży widać bardzo dużą konkurencję. Rynek jest przesycony kancelariami prawnymi, firmami zajmującymi się instalacją fotowoltaiki, sprzedażą kosmetyków czy restauracjami. Każda firma, zarówno ta produkcyjna, transportowa, czy sprzedająca produkty lub usługi, musi się wybić się na tle konkurencji, aby utrzymać się na rynku. Jak to zrobić?

Produkty i usługi w innych firmach mogą być podobnej jakości. Obecnie sama jakość, o ile jest kluczowa, to nie wystarcza na mocno konkurencyjnym rynku. Klienci wybierając firmę danej branży zwracają uwagę na opinie zamieszczone w internecie przez osoby, które korzystały już z jej usług. Pozytywne opinie zachęcą do skorzystania z usług ale negatywne spowodują, że osoba wstępnie zainteresowana jednak zrezygnuje ze współpracy. Powodem negatywnych opinii jest często niemiła obsługa, nie odbieranie telefonów i nie odpisywanie na wiadomości, długi czas przygotowania oferty a potem jej realizacji czy brak korzystania z nowoczesnych technologii.

Jeśli dwie pizzerie przygotowują tak samo dobrą pizzę, ale w jednym lokalu na dostawę do domu trzeba czekać 45 minut a w drugiej 2 godziny, to wybierzemy tą, z szybszym czasem dostawy. Załóżmy, że planujemy wymienić okna w domu i dwie firmy oferują produkt tej samej jakości. W jednej firmie kontakt przebiega miło i sprawnie, a ofertę otrzymujemy w kilka godzin a w drugiej pracownik nie odbiera telefonu i od 4 dni nie wysłał oferty mimo obietnic. Wiadomo, że wybierzemy tą pierwszą firmę.

Podobnych przykładów można by wymieniać dziesiątki. Wniosek nasuwa się taki, że oprócz jakości produktu czy usługi należy zapewnić klientowi najwyższej jakości obsługę oraz szybki czas realizacji. Jak więc usprawnić procedury w firmie, aby zmniejszyć koszty, usprawnić procesy zachodzące w firmie, zapewnić najlepszą obsługę, zdobyć zadowolenie klienta i zwiększyć zyski?

Systemy CRM

Systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientem mają na celu zwiększenie ilości klientów, zdobycie zadowolenia konsumentów oraz uzyskanie coraz to większych zysków. Na rynku jest wiele systemów CRM dostosowanych do różnych branż – bez problemu można więc wybrać taki który będzie idealnie skrojony do danego profilu działalności (np. SolarCRM dla branży fotowoltaicznej czy LegallyCRM dla kancelarii prawnych).

Wdrożenie systemu CRM w firmie daje bardzo wiele korzyści i są to między innymi:

• Jedna baza danych pozwalająca zarówno na usprawnienie obsługi klienta ale również na analizy ułatwiające podejmowanie dalszych decyzji zarządczych.
• Każdy klient ma swoją zakładkę, którą użytkownik systemu uzupełnia i ustawia statusy, co pozwala na obsługę klienta na najwyższym poziomie a możliwość wysyłania smsów i maili z systemu również usprawni i polepszy kontakt z klientem.
• Systemowy generator ofert www lub pdf do klientów usprawnia obsługę klienta a generator umów z możliwością złożenia podpisu elektronicznego przyspieszy proces decyzyjny.
• Integracja z Google Ads i Facebook Ads daje możliwość prowadzenia samodzielnego marketingu i zwiększania ilości klientów.

Systemy ERP

Systemy wspomagające planowanie zasobów przedsiębiorstwa mają na celu usprawnienie działania wszystkich działów firmy oraz usprawnienie wielu procesów zachodzących w firmie. Takie działania mogą realnie wpłynąć na zmniejszenie kosztów i oszczędność czasu, który można przeznaczyć na efektywne działania zwiększające zysk firmy. Systemy ERP składają się z wielu połączonych ze sobą modułów (np. zaopatrzenie, produkcja, transport, kadry i płace). Firma może wybrać wyłącznie te, których potrzebuje a ewentualnie wraz z rozwojem działalności dodawać kolejne.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP w firmie:

• Jedna, wspólna dla wszystkich działów baza danych ułatwia pracę i kontakt między działami i oddziałami firmy.
• Generowanie analiz i raportów, które znacznie ułatwiają zarządzanie i planowanie dalszych działań.
• Automatyzacja procesów zachodzących we wszystkich działach pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można wykorzystać w efektywniejszy sposób oraz pieniędzy dzięki np. lepszemu planowaniu produkcji czy ilości zapasów.
• Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych i zaproponowanie pracownikom pracy na nowoczesnych narzędziach podniesie wartość przedsiębiorstwa na rynku, co przy odpowiednim zarządzaniu może doprowadzić do znacznego rozwoju.

Systemy dla marketingu sieciowego MLM

Marketing wielopoziomowy to model sprzedaży polegający na sprzedaży produktów lub usług przez handlowców, tworzących własne struktury sprzedaży i uzyskujących prowizję ze sprzedaży podległych mu handlowców. Z tego modelu korzysta wiele firm, w tym kancelarie odszkodowawcze i ubezpieczeniowe czy sprzedające kosmetyki lub AGD. Sprzedaż produktów i usług coraz częściej odbywa się online, nie ma też ograniczenia lokalizacyjnego, dlatego struktury MLM działają na dużych obszarach. Coraz więcej firm decyduje się więc na wdrożenie systemu informatycznego (np. MLMSeed.pl lub Saleswizard.pl).

Plusy korzystania z systemu informatycznego przez firmy stosujące marketing sieciowy:

• Pełna baza klientów i informacji o nich pozwala na analizę potrzeb konsumentów i dostosowanie do nich dalszych działań, aby móc zaoferować usługi najwyższej jakości.
• Połączenie ze sklepem internetowym, generowanie ofert z systemu czy kontakt sms lub mail z systemu pozwala na automatyzację procesu sprzedaży, co z kolei prowadzi do zaoszczędzenia czasu wszystkich stron procesu i zapewnienia lepszej obsługi klienta.
• Możliwość tworzenia planów marketingowych, rejestrowania sieci handlowców i dokonywanie rozliczeń wielopoziomowych ułatwia zarządzanie.
• Uprawnienie i automatyzacja procesów sprzedaży i zarządczych pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, który można przeznaczyć na pozyskiwanie nowych klientów.

Indywidualne Systemy rezerwacyjne

Osoby szukające noclegów na wakacje czy krótki wypad weekendowy wchodzą przeważnie na znane portale rezerwacyjne takie jak Booking.com, Trivago.pl czy AirBnB.pl . Powód jest taki, że szukając bezpośrednio w większości przypadków trzeba dzwonić i dopytywać o wolne terminy, co jest problematyczne. Indywidualny system rezerwacyjny (np. Bookable.pl) to możliwość proponowania swoich usług bez pośredników dając jednocześnie konsumentom możliwość sprawdzenia wolnych terminów i dokonania rezerwacji w dowolnym czasie i miejscu.

Plusy własnego systemu rezerwacyjnego dla hoteli i apartamentów:

• Własna strona www z kompletną ofertą, zdjęciami, kalendarzem rezerwacji dostępna dla klientów 24h na dobę dzięki czemu dwie strony oszczędzają tak cenny czas.
• Brak ponoszenia opłat prowizyjnych za rezerwację dla znanych platform (nawet 15%) to realny zysk, który można przeznaczyć na zaproponowanie usługi o jeszcze wyższej jakości.
• Banel zarządzania stroną i rezerwacjami posiada również funkcjonalności marketingowe pozwalające na pozyskiwanie kolejnych klientów.
• Budowanie własnej bazy klientów daje możliwość nawiązania z nimi relacji (np. dzięki programowi lojalnościowemu)

Systemy zamówień online

Pracownicy standardowo działających restauracji poświęcają wiele czasu na obsługę telefonicznych i osobistych zgłoszeń, odpowiadanie na pytania o skład dań czy alergeny. Takie przyjmowanie zamówień prowadzi też niestety do wielu błędów i nieporozumień. Problemy te jeszcze bardziej nasiliły się po rozpoczęciu pandemii koronawirusa. Branża gastronomiczna zaczęła szukać rozwiązań informatycznych (np. Foodeliver.pl) usprawniających ich pracę i pozwalających na zwiększenie ilości zamówień.

Część restauratorów wzbrania się jeszcze przed wdrożeniem własnego systemu zamówień online, ale to tylko kwestia czasu, bo ma on wiele plusów:

• Danie klientom możliwości zapoznania się na spokojnie z całym menu w dowolnym miejscu i czasie, złożenia zamówienia z wybranymi przez siebie parametrami dostaw czy płatności oraz wykonania płatności online.
• Znaczna oszczędność czasu obsługi restauracji , który można przeznaczyć na działania marketingowe czy poprawienie jakości obsługi.
• Własny system pozwala na promowanie siebie i wzmacnianie marki własnej restauracji – taki system jest również dużo tańszy niż prowizje wypłacane znanym platformom sprzedażowym za pośrednictwo.
• System zamówień online z własną bazą klientów i posiadający funkcjonalności marketingowe takie jak generowanie kodów rabatowych czy program lojalnościowy pozwala na zwiększanie ilości zamówień.