CRM kontra Excel

Narzędzia do analityki i zarządzania relacjami z klientem są nieodłącznym elementem współczesnego biznesu. Choć na rynku można znaleźć rozmaite propozycje CRM-ów, to część firm w dalszym ciągu korzysta w tym celu z programu Excel. Arkusze kalkulacyjne – pomimo swej powszechności i braku opłat – mają sporo wad i zdecydowanie ustępują systemowi CRM. Dlaczego warto zamienić Excel na CRM? Poznaj 6 kluczowych argumentów!

Argument 1: Intuicyjność środowiska

Excel zawiera szereg pomocnych formuł i mechanizmów, jednak ich omówienie nie następuje przy pierwszym uruchomieniu programu. Wdrożenie w arkuszu kalkulacyjnym wymaga albo specjalnych szkoleń, albo wielu godzin samodzielnej eksploracji. Systemy CRM pod tym względem są o wiele prostsze w obsłudze, nawet jeśli wcześniej nie było okazji do korzystania z takiego narzędzia. Co więcej, wiele systemów ma wdrożony przyjazny samouczek przedstawiający użytkownikowi kluczowe funkcjonalności. 

Argument 2: Skalowalność pracy

Czy wyobrażasz sobie sytuację, w której Coca Cola, Mercedes, Santander Bank czy dowolny inny duży koncern bazuje wyłącznie na CRM-ie? Tysiące pracowników równolegle korzystających z jednego arkusza kalkulacyjnego brzmi jak przepis na katastrofę. Już przy kilkuosobowym zespole CRM okazuje się o wiele wydajniejszym narzędziem, które można łatwo skalować. Oznacza to, że nawet przy gwałtownym wzroście zatrudnienia, system będzie pracować bez przeciążeń, bez błędów i bez zmian z kilkuminutowym opóźnieniem.

Argument 3: Efektywne wykorzystanie czasu

Faktem jest, że Excel zawiera liczne formuły usprawniające pracę. Jednak ich wdrożenie, a później dodawanie danych wymaga ręcznego wprowadzania zmiennych. Prosty przykład: dzwoniąc do klienta, musisz ręcznie podać nazwę kontrahenta, datę i godzinę połączenia, temat rozmowy oraz krótko streścić jej przebieg, co zajmie około 2 minut. System CRM sam zarejestruje kontakt z klientem, a Ty dodasz krótką notatkę o przebiegu rozmowy, co zajmie mniej niż 15 sekund. W skali 35 kontaktów oszczędzasz ponad godzinę nużącej pracy!

Argument 4: Automatyzacja pracy

Powyższy przykład z telefonowaniem do klienta to tylko jeden z wielu schematów automatyzacji pracy. System CRM oferuje szereg narzędzi, które przeniosą wiele żmudnych obowiązków na ustalone schematy postępowania. Nie musisz ręcznie weryfikować płatności – system sam przypomni kontrahentom o niezapłaconej fakturze. Nie musisz sprawdzać skrzynek mailowych czy profili social media – wszystkie leady zostaną zebrane i odpowiednio posortowane. A to dopiero początek możliwości systemu CRM!

Argument 5: Wszechstronna możliwość integracji

CRM jest systemem, który oferuje ogromne możliwości konfiguracyjne, dzięki czemu będzie odpowiedzią każdej organizacji. Do systemu można dołączać funkcjonalności poprzez instalację odpowiednich wtyczek lub rozszerzanie posiadanego pakietu. Excel takiej możliwości nie ma – jest to narzędzie ze z góry określonymi funkcjonalnościami. Przykład? Jeśli w SalesWizard zechcesz zintegrować CRM z modułami sztucznej inteligencji, wystarczy wykupić plan Master. W przypadku Excela integracja z Open AI jest niemożliwa.

Argument 6: Większe bezpieczeństwo

Nie da się ukryć, że proces przetwarzania danych klienta obarczony jest ogromną odpowiedzialnością. Konieczne jest więc zabezpieczenie wszystkich pozyskanych informacji przed nieautoryzowanym dostępem. Podczas gdy Excel oferuje podstawowe, względnie łatwe do obejścia zasady reglamentacji dostępu, systemy CRM stawiają na wieloetapową ochronę poprzedzoną uwierzytelnieniem pracowniczym. Nieustannie rozwijany i aktualizowany system CRM to gwarancja maksymalnej ochrony przed atakami hakerskimi.

Podsumowanie: zwycięzca znany już w przedbiegach

Konfrontowanie systemu CRM z arkuszem kalkulacyjnym Excel daje z góry oczekiwany rezultat. Praktycznie pod każdym względem dedykowane narzędzia CRM będą lepsze niż arkusz o ograniczonych możliwościach i wąskim potencjale. Powyższe sześć argumentów to dopiero początek długiej listy powodów, dla których warto zamienić Excela na CRM. Systemy – takie jak SalesWizard – oferują szereg rozwiązań, które stanowią odpowiedź na codzienne wyzwania w firmie. O potencjale tego konkretnego systemu CRM możesz przekonać się podczas bezpłatnego, siedmiodniowego okresu próbnego