BlogNarzędzia IT dla firmTwoja poczta e-mail w systemie CRM – czy to ma sens?

Twoja poczta e-mail w systemie CRM – czy to ma sens?

Poczta e-mail odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu biznesu i utrzymywaniu relacji z klientami. Integracja poczty e-mail z systemem CRM może zwiększyć efektywność działań sprzedażowych oraz usprawnić zarządzanie komunikacją z klientami.

Jak zintegrować pocztę e-mail z systemem CRM?

Przydatność integracji poczty e-mail z CRM dla klienta

Integracja poczty e-mail z systemem CRM jest niezwykle przydatna dla użytkowników, ponieważ umożliwia zarządzanie wszystkimi wiadomościami e-mail w jednym miejscu, co gwarantuje spójność komunikacji i uporządkowanie kontaktów. Maile zarządzane z CRM najczęściej można przypisywać do swoich wątków tematycznych czy tzw. „deali”, prowadzonych z danym klientem. Całość jest uporządkowana w jednym miejscu, pozwalając na znaczną oszczędność czasu.

Korzyści integracji poczty e-mail z systemem CRM

Zintegrowana poczta e-mail w systemie CRM pozwala zwiększyć przepływ informacji i umożliwia śledzenie historii kontaktów z klientami. Dzięki temu możliwe jest lepsze zrozumienie potrzeb klienta i dostosowanie oferty do jego indywidualnych oczekiwań.

Konfiguracja integracji poczty e-mail z systemem CRM

Aby skonfigurować integrację poczty e-mail z systemem CRM, należy wprowadzić ustawienia poczty w systemie CRM. Integracja poczty e-mail w CRM przebiega różnie, w zależności od systemu CRM. Każda z dostępnych platform przeprowadza integrację w inny sposób. Na ogół jednak obowiązkowym elementem integracji jest wprowadzenie protokół IMAP lub POP3 (poczta przychodząca) oraz SMTP (poczta wychodząca), wprowadzenie adresów e-mail – serwera, a także podanie hasła.

Jak korzystać z e-mail w systemie CRM?

Zarządzanie wiadomościami e-mail w systemie CRM

Zintegrowana poczta e-mail w systemie CRM umożliwia efektywne zarządzanie wiadomościami e-mail poprzez automatyczne sortowanie i oznaczanie kontaktów z klientami. Nie zawsze niestety automatyczne przydzielenie wiadomości do danego wątku tematycznego jest właściwe. W momencie gdy prowadzimy korespondencję z klientem w więcej niż jednym wątku tematycznym, taki automat może znacznie utrudnić pracę.

Tworzenie i wysyłka szablonów e-mail w systemie CRM, używanie krótkich kodów (short codes)

W systemie CRM można tworzyć i wysyłać gotowe szablony e-mail, co znacząco usprawnia proces komunikacji z klientami i pozwala zachować spójny wizerunek firmy. Przydatna jest także funkcja krótkich kodów (short codes), które możemy użyć w wiadomości e-mail aby nie wprowadzać za każdym razem danych klienta do wiadomości, takich jak imię, nazwisko, dane kontaktowe czy adres. Takie krótkie kody pozwalają na znaczne oszczędzenie czasu w przeklejaniu danych z innych miejsc.

Personalizacja korespondencji e-mailowej w systemie CRM

Dzięki integracji poczty e-mail z systemem CRM, korespondencję e-mailową można spersonalizować, dostosowując treść do potrzeb konkretnego klienta. Personalizacja e-maila to przede wszystkim ustawienie stopki maila – wprowadzenie unikalnych danych nadawcy – jego imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, dane firmy. Takie dane w niektórych systemach mogą również być generowane na podstawie tzw. krótkich kodów. Aby uzyskać lepsze efekty komunikacji warto stopkę e-mail wzbogacić również o własne zdjęcie co mocno podnosi konwersję.

Co to jest integracja poczty e-mail z systemem CRM?

Definicja integracji poczty e-mail z systemem CRM

Integracja poczty e-mail z systemem CRM polega na połączeniu skrzynki pocztowej z systemem CRM, co umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail bezpośrednio z systemu CRM. Takie połączenie jest de facto przekierowaniem poczty mailowej z serwera pocztowego na adres systemu CRM. Zasada działania jest tożsama do integracji poczty w popularnych programach pocztowych takich jak Thunderbird.

Zwiększenie efektywności działań sprzedażowych poprzez integrację poczty e-mail

Zintegrowana poczta e-mail z systemem CRM wspomaga działania sprzedażowe poprzez ułatwienie kontaktu z klientem i śledzenie historii korespondencji, co pozwala lepiej dostosować ofertę do jego potrzeb. Nadanie uprawnień dostępu innym pracownikom firmy do własnej poczty pozwala śledzić działania i korespondencje na czas nieobecności głównego zarządzającego użytkownika daną pocztą.

Klient jako odbiorca korespondencji e-mailowej z systemu CRM

Klient może być odbiorcą spersonalizowanej korespondencji e-mailowej z systemu CRM, co pozwala na budowanie trwałych relacji i zwiększenie zaangażowania. Z punktu widzenia klienta, który odbiera pocztę e-mail nie jest istotne z jakiego programu pocztowego została wysłana wiadomość (czy z CRM czy z programu typu Thundrebird), ma to jednak niebagatelne znaczenie dla pracownika organizacji, który wysyła ją z CRM. Również osoby zarządzające mając wgląd w pocztę e-mail mogą lepiej kontrolować działania swoich pracowników.

Jak skonfigurować integrację poczty e-mail z systemem CRM?

Kroki do zintegrowania poczty e-mail z systemem CRM

Aby zintegrować pocztę e-mail z systemem CRM, należy dostosować ustawienia konta e-mail w systemie CRM, wprowadzając dane serwera poczty wychodzącej (SMTP) i przychodzącej (IMAP) oraz login i hasło do skrzynki e-mail.

Wymagane protokoły do integracji poczty e-mail z systemem CRM

Integracja poczty e-mail z systemem CRM wymaga zastosowania odpowiednich protokołów, takich jak IMAP lub SMTP, które umożliwiają synchronizację konta e-mail z systemem CRM.

Różnice między IMAP i SMTP w integracji poczty e-mail z systemem CRM

IMAP (Internet Message Access Protocol), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) i POP (Post Office Protocol) to trzy różne protokoły używane w kontekście obsługi poczty elektronicznej, ale pełnią różne funkcje. Oto krótka różnica między nimi:

IMAP (Internet Message Access Protocol):

  • IMAP umożliwia dostęp do skrzynki pocztowej na serwerze, pozwalając użytkownikom przeglądać, pobierać i zarządzać wiadomościami e-mail bezpośrednio na serwerze.
  • Wiadomości są przechowywane na serwerze, co oznacza, że użytkownicy mają dostęp do tych samych wiadomości z różnych urządzeń. Zmiany są odzwierciedlane na serwerze i widoczne na wszystkich podłączonych urządzeniach.
  • Idealne rozwiązanie dla osób korzystających z wielu urządzeń, umożliwia bardziej zaawansowane zarządzanie wiadomościami, takie jak tworzenie folderów na serwerze.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol):

  • SMTP jest protokołem używanym do wysyłania wiadomości e-mail. Odpowiada za przekazywanie wiadomości od nadawcy do serwera pocztowego odbiorcy.
  • Jest to protokół jednokierunkowy, umożliwiający klientowi wysłanie wiadomości do serwera pocztowego. Nie zajmuje się odbiorem czy przechowywaniem wiadomości.
  • Efektywnie przekazuje wiadomości e-mail z jednego serwera do drugiego. Jest powszechnie używany do wysyłania wiadomości e-mail.

POP (Post Office Protocol):

  • POP umożliwia pobieranie wiadomości e-mail z serwera do klienta e-mailowego. Po pobraniu są one usuwane z serwera (domyślnie).
  • Wiadomości są zazwyczaj pobierane na lokalny klient e-mailowy, a kopie są usuwane z serwera. Domyślnie nie synchronizuje się ze stanem serwera, co oznacza, że zmiany wprowadzone na jednym urządzeniu nie są odzwierciedlane na innych.
  • Jest efektywny w przypadku korzystania z jednego urządzenia, ponieważ wiadomości są zazwyczaj pobierane lokalnie.

Podsumowując informacje o protokołach e-mail:

  • IMAP – Umożliwia dostęp do wiadomości na serwerze, synchronizuje stan na różnych urządzeniach.
  • SMTP – Umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail.
  • POP – Pobiera wiadomości z serwera do lokalnego klienta, często usuwając je z serwera.

Jak zwiększyć efektywność sprzedażową poprzez integrację poczty e-mail z systemem CRM?

Kampanie mailingowe w oparciu o integrację poczty e-mail z systemem CRM

Dzięki integracji poczty e-mail z systemem CRM można prowadzić kampanie mailingowe, docierając do klientów z odpowiednio dostosowanymi ofertami, co przyczynia się do zwiększenia sprzedaży. W SalesWizard pracujemy obecnie nad modułem Kampanii mailingowych (i SMS), stąd już wkrótce będzie możliwe wysyłanie personalnych maili do większej bazy odbiorców z wykorzystaniem skrzynki e-mail zintegrowanej w systemie CRM.

Personalizacja korespondencji e-mailowej w celu zwiększenia sprzedaży

Personalizacja korespondencji e-mailowej w systemie CRM umożliwia dostosowanie treści do konkretnego klienta, co może zwiększyć skuteczność działań sprzedażowych.

Zarządzanie klientami pocztowymi w systemie CRM

Zintegrowana poczta e-mail w systemie CRM pozwala efektywniej zarządzać klientami pocztowymi, umożliwiając lepsze zrozumienie ich potrzeb i preferencji.

Jak działa poczta e-mail w SalesWizard CRM?

W SalesWizard CRM poczta e-mail obsługiwana jest za pośrednictwem 2 kanałów:

  • Poczta e-mail zintegrowana z systemem CRM w oparciu o routing Mailgun.com (naszego dostawcy)
  • Poczta e-mail firmowa – zintegrowana z CRM na bazie ustawień każdego z użytkowników, umożliwiająca podpięcie własnej firmowej poczty e-mail.

Poczta e-mail zintegrowana z CRM

Poczta e-mail zintegrowana z SalesWizard CRM w oparciu o routing Mailgun.com pozwala na komunikację i automatyzację komunikacji w wątkach (procesach) tematycznych prowadzonych z klientami. W zależności od wybranego planu subskrypcyjnego (więcej na stronie Cennik CRM), możesz wykorzystywać w SalesWizard ogólny adres mailowy @mail-saleswizardapp.com lub możesz skonfigurować pocztę e-mail opartą o dowolną (ale nie imienną, firmową) domenę lub subdomenę firmową, np. poczta.nazwafirmy.pl.
Poczta zintegrowana wykorzystywana jest do:
  • komunikacji w procesach (wątkach) utworzonych przy Kontakcie (potencjalnym kliencie),
  • wysyłce ofert,
  • automatyzacjach.

Poczta e-mail firmowa

Zintegrowaliśmy również firmową, imienną pocztę e-mail w oparciu o protokoły IMAP i SMTP. Poczta firmowa umożliwia podłączenie więcej niż jednego adresu e-mail do użytkownika i wykorzystanie jej w komunikacji. Poczta imienna może być wysyłana i odbierana w systemie CRM niezależnie od wątków tematycznych, może być jednak przypisywana do danego wątku.
Poczta firmowa e-mail wykorzystywana jest do:
  • komunikacji masowej w planowanym module Kampanii e-mail,
  • komunikacji niezautomatyzowanej.
Więcej na temat poczty e-mail, zasad jej działania i konfiguracji dowiesz się w sekcji Funkcjonalności – Obsługa e-mail w CRM.

CEO 4B Systems, producent oprogramowania SalesWizard CRM