System CRM dla firm małych i średnich

System CRM czyli skrót od Customer Relationship Management to narzędzie informatyczne, które z powodzeniem sprawdzi się w większości firm. Jak sama nazwa wskazuje, pozwala na zarządzanie relacjami z klientem. Wiele organizacji posiada takie rozwiązanie i nie wyobraża sobie już powrotu do czasów, gdy ich praca nie opierała się o system CRM. Jest tak z prostego względu – system CRM dla firm organizuje, ułatwia, automatyzuje i systematyzuje pracę. Dzięki analizom i raportowaniu danych z łatwością jesteśmy w stanie prognozować kierunki dalszego rozwoju firmy, potencjalne zyski, straty, szanse jak i szybko identyfikować zagrożenia. O plusach można by mówić dużo. W poniższym artykule opowiemy nieco o tym, w jakich branżach taki system sprawdzi się idealnie i dlaczego.

Dla jakich branż warto wdrożyć CRM?

System CRM sprawdzi się idealnie w większości małych oraz średnich firm, którym zależy na rozwoju i usystematyzowaniu wszelkich informacji o klientach oraz zabezpieczeniu przed rotacją pracowników. Są to takie branże jak firmy instalacyjne, produkcyjne, biura nieruchomości, firmy z branży OZE, kancelarie prawne, agencje pracy i wiele, wiele innych.

Biorąc pod uwagę to jak ważne jest zarządzanie relacjami z klientami, wysokiej klasy crm powinien pomagać w pracy poszczególnych osób w firmie. System powinien pomóc tak samo właścicielowi, jak i handlowcowi, pracownikowi obsługi klienta, pracownikowi biurowemu, terenowemu itd. Oprogramowanie powinno pozwalać definiować rolę w systemie i przypisywać do niego konkretne funkcjonalności.

Co jeszcze oferują systemy CRM?

Poza kontrolą relacji z klientami, oprogramowania CRM dla małych i średnich firm oferują dodatkowe funkcjonalności, które często są standardem rynkowym. Skoro opiekujemy się klientem w systemie, to warto żeby móc w jednym miejscu wykonać dodatkowe, kolejne czynności.

Właśnie dlatego systemy crm dla firm oferują takie opcje jak:

1) Ofertowanie klienta – dzięki systemowi jesteśmy w stanie stworzyć stronę ofertową z indywidualnym linkiem dla klienta, lub w formacie PDF w pliku. Jest to idealne rozwiązanie w momencie, kiedy klient jest zainteresowany naszym produktem. Wystarczy, by handlowiec na spotkaniu przedstawił ekran swojego monitora z gotową ofertą. W dzisiejszych, coraz bardziej zdigitalizowanych czasach, idealna jest opcja linku do oferty. System CRM pokazuje nam, czy klient otworzył stronę z ofertą, czy sprawdził całą stronę ofertową, bądź w którym miejscu się zatrzymał. Zaawansowane systemy są w stanie od razu wysłać również gotową umowę do zdalnego podpisu, dzięki integracjom z e-podpisami.

2) Komunikacja z klientem – jak często zdarza się, że klient zapomni dosłać dany dokument, lub nie pojawi się na umówionym spotkaniu. Bywają sytuacje, gdy klient prosi o podsumowanie spotkania online na maila. To tylko kilka z powtarzających się sytuacji, które wymagają od nas wykonania powtarzalnych czynności. Często możemy ich uniknąć dzięki systemowi CRM dla firm i modułom komunikacji, czy to sms, czy email. W systemie tworzymy gotowe szablony wiadomości, które w ciągu kilku sekund jesteśmy w stanie wysłać do klienta. Bardzo ułatwia i przyspiesza to pracę oraz często pomaga ochronić przed przedłużaniem się procesów, np. podpisania umowy przez klienta z powodu brakującego upoważnienia itp.

3) Dokumentacja w firmie – skoro CRM to mózg naszej organizacji, to warto żeby też były tam wszystkie niezbędne informacje. Często firmy korzystające z innych rozwiązań narzekają na mnogość narzędzi, z których muszą korzystać. W przypadku CRM, jeśli już pracujemy na konkretnym kliencie, warto żeby móc załączyć do systemu niezbędne pliki z nim powiązane. Mówimy tutaj o wszelkich umowach, upoważnieniach, kosztorysach, przesłanych zdjęcia poglądowych itd. Dzięki temu upraszczamy sobie pracę. Nie musimy szukać dokumentów na zewnętrznych dyskach.

4) Zadania – kto wie czy to nie jeden z najważniejszych modułów, jakie systemy CRM oferują. Jeśli pracujemy na wielu klientach, wykonujemy z nimi wiele procesowych czynności, warto aby system pozwolił nam zaplanować dla nich zadanie. Pomaga to nam zapanować nad chaosem, który mógłby się pojawić już przy niewielkiej liczbie klientów. Jest to bardzo cenna funkcjonalność, pozwala pamiętać o wszystkich niezbędnych do wykonania czynnościach i nie dopuścić do pominięcia jakiegokolwiek istotnego zadania.

5) Archiwum danych – CRM posiada swoją przestrzeń na dane. Umożliwia to zbieranie wszystkich informacji na serwerach oprogramowania. Oprogramowania crm najczęściej tworzą back-upy danych, dzięki czemu są bezpieczne. Ryzyko utraty danych jest bardzo niskie. Przestrzeń systemu najczęściej zależy od konkretnego dostawcy, jednak firmy oferujące system są otwarte na indywidualne dostosowanie przestrzeni dyskowej na zapisywanie danych.

6) Tworzenie procesów – możliwością systemu crm jest tworzenie ścieżek, gotowych procesów dla poszczególnych usług w firmie. Niewątpliwie inaczej wygląda proces montażu instalacji fotowoltaicznej, a inaczej proces sądowy prowadzony przez adwokata. Klientami są ludzie bardzo różni, mają różne oczekiwania, dążą do innego celu, dlatego ważne, by z pomocą systemu dostosować do nich proces, czy to zbierania danych informacji, czy proces sprzedaży, wykonania usługi.

7) Filtrowanie – pomyśl tylko ile posiadasz danych o klientach, wszystkie są niezwykle istotne i mogą się kiedyś przydać, lub już aktualnie je wykorzystujesz np. w pracy. Im większa liczba klientów, tym praca z klientami staje się bardziej skomplikowana. Wyobraź sobie że chcesz wysłać korespondencję marketingową do klientów którzy kupili od produkty za określoną kwotę ostanim kwartale dzięki właściwej opcji filtrowania można takie dane szybko z systemu wyciągnąć. Ważne jest wtedy, by jak najszybciej móc znaleźć niezbędne informacje. I tutaj z pomocą przychodzi opcja filtrowania danych.

Przykłady systemów CRM dla wybranych branż :

System CRM dla prawnika – kancelarii prawnej

Idealnie sprawdzi się w organizacji terminów spraw, spotkań, sporządzania pism. Często małe kancelarie adwokackie / prawne opierają swoją pracę o arkusze excela i kalendarz Google. Przy większej ilości prowadzonych spraw, takie rozwiązanie staje się problematyczne i coraz ciężej zapanować nad tworzącym się chaosem.

Często problemem adwokatów jest ciągły brak czasu i zbyt duża ilość spraw na głowie. Oprogramowanie crm odpowiednio wdrożone z kancelarii pozwala odciążyć adwokata od czynności służbowych, takich jak, podliczanie czasu pracy, rozliczenia z klientami, i inne które zabierają dużo czasu.

Inną kwestią jest temat bezpieczeństwa przechowywanych danych. Standardem crm jest certyfikat SSL szyfrujący dane osób korzystających z systemu. Ponadto dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach. Ryzyko utraty lub wykradzenia danych jest zdecydowanie większe, kiedy przechowujemy je na osobistym komputerze lub w formie papierowej w biurze.

Kolejną kwestią w przypadku wdrożeń w branży prawnej jest coraz częściej oferowana usługa wdrożenia systemu i szkolenia z obsługi, tak by adwokat lub cała kancelaria nie musieli marnować czasu na dostosowywanie systemu do swoich potrzeb i zbyt długiej nauki.

Oprogramowanie CRM dla instalatorów

Firmy zajmujące się montażem instalacji, czy to elektrycznych, telekomunikacyjnych, teletechnicznych, również aktualnie bardzo modnych pomp ciepła i fotowoltaika znajdą w systemie CRM opcję ofertowania klienta która jest przez nich bardzo często wykorzystywana. Taka funkcjonalność idealnie sprawdzi się w przedstawieniu swojej oferty. Opcję ofertowania w systemie CRM są bardzo różne. Może to być indywidualnie stworzony landing page lub oferta wygenerowana w pdf lub html. Na spotkaniu z klientem handlowiec może przedstawić profesjonalną ofertę, dzięki czemu zwiększa szanse sprzedaży.

W takiej ofercie w przypadku branży „instalatorskiej” mogą zawierać się indywidualnie wyliczenia kosztów i oszczędności np. zużycia energii. Możemy do oferty zawrzeć już gotową do wypełnienia umowę z klientem.

Linki do artykułów, kreację video, wizytówki, opinie zadowolonych klientów. Taki arsenał korzyści w ofercie bezpośrednio wpływa na zwiększenie szans sprzedażowych.

Ponadto dzięki CRM, nie ma możliwości aby zapomnieć o terminie serwisu u klienta lub zrealizowania montażu w terminie.

Program CRM dla e-commerce

Małe sklepy internetowe online, które nie wykorzystują jeszcze w pełni rozbudowanych systemów do prowadzenia sklepu internetowego, mogą z powodzeniem pracować w systemie CRM. Oprogramowanie znacząco pomaga w komunikacji oraz pozwoli na sprawne zarządzanie relacjami z klientami. Ponadto pozwoli zaplanować z wyprzedzeniem zadania do wykonania, takie jak np. zamówienia od hurtowników, prace organizacyjne/biurowe, kontakt z influencerami, organizacja sesji zdjęciowych.

Na przykładzie sesji zdjęciowych, możemy dać dostęp do systemu fotografowi i oszczędzić czas na komunikacji i ustalaniu szczegółów każdej kolejnej sesji zdjęciowej.

Oprogramowanie CRM dla drukarnii

Z powodzeniem zadbamy o wykonanie zleceń w terminie i kontakt z klientem. System CRM daje nam możliwość tworzenia zadań w systemie. Znając naszych klientów, jesteśmy w stanie utworzyć przypomnienie do kontaktu lub wysłania oferty w związku z nadchodzącą okazją.

System CRM dla agencji marketingowej

Agencje marketingowe pracują z klientem według określonego schematu. W bardzo konkurencyjnym środowisku, obsługa klienta musi być na najwyższym poziomie. W takim planowaniu zadań pomaga opcja tworzenia lejków w systemie. Właściciel systemu sam definiuje jakie to lejki, np.: sprzedaż, serwis, reklamacje od klienta.

Agencja marketingowa przed rozpoczęciem działań reklamowych na rzecz swojego klienta, musi wykonać szereg zadań i ustalić niezbędne informacje. Dzięki odpowiednio utworzonemu lejkowi, nie pominą żadnego kroku w procesie.

Customer relationship management, czyli proces zarządzania relacjami z klientem to fundament agencji marketingowych. Bardzo często od agencji marketingowych słyszę, że mają stałych klientów i rzadko tracą klientów na rzecz nowych. Jest tak z prostego względu, dosłownie dbają relacje i podchodzą do nich z pełnych zaangażowaniem.

Wszystko zaczyna się od prostej rozmowy z klientami i rozpytania, wysłuchania ich potrzeb. Takie informacje można wprowadzić do oprogramowania i mieć już na bardzo długi czas, zawsze móc do nich wrócić, przekazać innemu pracownikowi.

Kolejna kwestia kontaktu z usługobiorcą i tworzenia sprawozdań z wykonanych prac. Za każdym razem tworzenie takiego dokumentu od zera jest czasochłonne. W crm standardem jest automatyzowanie, dlatego generowanie wzorców pism jest bardzo ważną funkcjonalnością w przypadku większości systemów crm. Co do systemów crm mamy jeszcze jedną ważną kwestię, która przyda się bardzo w przypadku agencji marketingowych.

Mianowicie mowa tutaj o tworzeniu procesów. Często agencje spotykają się z różnymi branżami, dużą liczbą różnych firm, z których każda ma inne potrzeby i inny schemat działania, komunikacji.

CRM pozwoli stworzyć dowolną liczbę procesów dla dowolnej liczby różnych firm, z którymi współpracujesz. Jeśli świadczysz usługi dla firm z branży beauty, wellness, to schemat kontaktu i pracy z klientem będzie inny niż dla firm z branży automotive lub finansów.

Oprogramowanie CRM dla stacji kontroli pojazdów

Stacje diagnostyczne w większości znamy głównie z okresowych przeglądów pojazdów, które wykonujemy raz do roku. System CRM w stacji diagnostycznej pomoże w utworzeniu nowego zadania związanego z przypomnieniem klientowi o zbliżającym się badaniu technicznym, wysyłce sms, zaoferowaniu rabatu. Takie dbanie o klienta i stałe powracanie z komunikatami, bezpośrednio zwiększa szanse sprzedażowe. Na rynku diagnostyki samochodowej, liczba takich stacji stale rośnie. Zarządzaj swoją stacją w taki sposób, by stale wprowadzać nowoczesne rozwiązania i oferować swoim klientom nowe możliwości.

Jedną z takich innowacji może okazać się stworzenie dedykowanego landing page, gdzie nowy klient mógłby zapisać się na konkretną datę, na przegląd samochodu. Tworzy to przed klientami obraz firmy rozwijającej się. Zwiększamy zaufanie do naszej marki, może świadczyć to również o usłudze wysokiej klasy.

Cała lista kontaktów, bezpośrednio wpływa do systemu CRM. Zdecydowana większość systemów CRM pozwala wyeksportować takie dane do pliku w postaci bazy informacji.

Informacje uzupełnione w takim formularzu mogą również posłużyć jako usprawnienie pracy działu handlowego. Wszystko zależy, od tego, jakich danych wymagalibyśmy od klientów.

CRM dla firmy cateringowej

Catering w restauracjach najczęściej zamawiany jest na pewne określone uroczystości. Bardzo często te okoliczności są powtarzalne. Dzięki temu jesteśmy w stanie wcześniej uprzedzić myśli klienta i zaoferować mu catering np. miesiąc przed urodzinami lub rocznicą. System zarządzania relacjami z klientami w tym wypadku jest bardzo dużą korzyścią. CRM dla firmy pozwoli na optymalne wykorzystanie posiadanej siatki kontaktów. System CRM pozwoli nam zapamiętać niezbędne informacje o kliencie i wykorzystać je do zwiększenia sprzedaży.

Możliwości systemów crm i rozwiązania aktualnie stosowane na rynku są bardzo szerokie. W jednym miejscu znajdziesz i w razie potrzeby wyeksportujesz dane wszystkich swoich klientów. Koniec z setkami plików excel, notatkami itp. Usprawnienie procesu sprzedaży powinno stać się dużo prostsze.

CRM dla software house

W firmach technologicznych takich jak software house, często pracownicy pracują zdalnie. Zarządzanie zadaniami jest niezwykle istotne i skomplikowane. Liczba systemów, z których już korzystają programiści jest większa, niż w innych branżach. Ale nie tylko Jira z której korzystają programiści do zarządzania projektem jest istotnym systemem w tej branży. Dział sprzedaży w Software House powinien dysponować odpowiednim narzędziem z odpowiednimi automatyzacjami by poprawnie i skutecznie prowadzić procesy sprzedażowe. Szybkie tworzenie szablonów ofert dla nowych klientów oraz ponowne wykorzystanie bazy materiałów sprawiają że praca jest bardziej efektywna. Lista funkcji może być długa, jednak ważne by funkcje były proste w wykorzystaniu. Zaoszczędzi to wiele czasu na naukę nowego oprogramowania.

Mając zespół handlowy rozrzucony po różnych stronach świata, należy szczególnie zadbać o jakość obsługa nowych i obecnych klientów i kontrolę nad zadaniami. System CRM tworzy zdalną przestrzeń do komunikowania się, wysyłania wiadomości wśród współpracowników i kontrolowania terminów.

Powyższe rozwiązania pozwolą zwiększyć jakość usług i obsługę wielu klientów z różnych części świata, możliwości zespołu. Praca online w takim przypadku nie powinna stanowić problemu.

CRM dla agencji pracy

Na rynku pracy mamy stale duży ruch. Kluczowe dla agencji pracy jest obsługiwanie nowych zleceń klientów, spraw personalnych. Niezależne czy na rynku sprzedajesz leasing pracowniczy , prace tymczasową, czy outsourcing pracowniczy, obsługa klienta i tworzenie z nim relacji będzie dla Ciebie ważne. Wysokiej klasy crm w jednym miejscu usprawni Twoje działania. Pozwoli Ci łatwo zbierać zamówienia, generować raporty współczynnika pełnych etatów (FTE), segregować raporty z zamówień na określoną liczbę godzin na odpowiednie projekty.

Dzięki powyższemu jakość usług i możliwości agencji pracy znacznie wzrosną. Dzięki dostępowi online, agencje mają możliwości oferowania pracy zdalnej swoim pracowników. Są to rozwiązania na dzisiejsze zmienne i dynamiczne czasy, wręcz obowiązkowe.

Lista funkcji, które agencje pracy mogą wykorzystać w swojej codzienne pracy jest bardzo długa. CRM umożliwia wysyłkę wiadomości do klienta i szybki kontakt z nim. Pomaga to w tworzeniu bliższej relacji, co bezpośrednio przekłada się na zyski firmy.

CRM dla działu handlowego

Firmy posiadające dział sprzedaży, w większości opierają się o oprogramowanie crm. Jest tak z prostego względu. W przypadku sprzedaży produktów/usług handlowiec ma do czynienia z dużą liczbą klientów, firm. Liczba danych jest po prostu zbyt duża, by nie korzystać z systemu CRM. Łatwo wtedy o pomyłkę, pominięcie ważnego kontaktu, wysłania oferty.

Można odnieść wrażenie, że nikt tak nie rozumie zarządzania relacjami z klientami jak działy handlowe. Praktycznie to jedno z ich głównych zadań

Dlatego oprogramowanie pozwala pamiętać o wszystkich ważnych elementach procesu sprzedażowego. Mówimy tutaj o procesie rozpoczynającym się od pozyskania nowego kontaktu, zebrania informacji o kliencie, firmie i wprowadzeniu danych do oprogramowania crm. Następnie skrócony schemat, tzn. rozmowa telefoniczna, spotkanie, ofertowanie, oczekiwanie na decyzję i domknięcie sprzedaży.

Oczywiście zależnie od firmy, ten schemat może się nieco różnić, jednak cel jest jeden: pomóc klientowi i sprzedać produkt.

Oprogramowanie crm pomoże zebrać dane. Najważniejsze dla handlowców wydają się być funkcje tworzenia zadań i funkcje ofertowania. Firmy z działem handlowym często zwracają uwagę na ofertowanie, gdyż wiedzą jak istotne jest to w przypadku przekonania klienta do naszych usług.

Większość systemów crm pozwala ofertować klientów, generując plik pdf, lub stronę ofertową z indywidualnym linkiem. Dodatkową opcją systemu crm może być zawieranie gotowej umowy do oferty z opcją zdalnego podpisu. Pozwala nam to zaoszczędzić na zbędnym drukowaniu dokumentów, wysyłaniu do klientów i oczekiwaniu na odesłanie.

CRM dla NGO, stowarzyszeń i fundacji

Praca w organizacjach pozarządowych wiąże się z kontrolowaniem i koordynowaniem współprac z partnerami, darczyńcami, reklamodawcami, sponsorami itp. CRM dla organizacji tego typu pozwala utworzyć ogólną mapę działalności. Dzięki opcji raportowania jesteśmy w stanie określić na jakim etapie współpracy jesteśmy z danym partnerem lub klientem, czy należy ja dalej rozwijać, czy jest rentowna, czy może nie przynosi korzyści i zastanowić się nad jej usprawnieniem lub zrezygnowaniem.

CRM dla NGO z pewnością pomoże w usystematyzowaniu kontaktowania się z osobami współpracującymi i realizowaniu określonych projektów.

Każdy projekt wiąże się z poszczególnymi zadaniami do wykonania. CRM dla firm pozwala pamiętać o terminach i celach do osiągnięcia. Ponadto w strukturach tego typu organizacji często zasiada wielu ludzi, których pracę należy skoordynować, podzielić.

Zarządzanie relacjami z potencjalnymi darczyńcami jest niezwykle istotne. CRM pozwala zbierać niezbędne informacje.
Poza tym umożliwia pracę online z dowolnego zakątka świata, co w przypadku wolontariuszy i osób chcących wspierać szczytne cele jest bardzo ważne.

Jako 4B Systems jesteśmy otwarci na współpracę z powyższymi fundacjami i chętnie zaoferujemy darmowe rozwiązania CRM, które pomogą w Waszej pracy. W przypadku zainteresowania prosimy o kontakt mailowy.

Zwiększ efektywność pracy przy wykorzystaniu systemu crm

System CRM na początku może Ci się wydać skomplikowany. Jest to niewątpliwe nowy program, z którym musisz się obyć i przyzwyczaić. Ostatecznie jednak pozwala na zorganizowanie wielu tematów w firmie, monitoring działań i ich skuteczności, kontrolę terminowości zadań, zwiększenie sprzedaży, czy kluczowe pozyskanie nowych klientów. Posiadanie systemu crm w szybkim czasie staje się fundamentem każdej działalności, która wdrożyła system.