6 najpowszechniejszych problemów we wdrożeniu systemu CRM

O systemie CRM myślimy jako o usprawnieniu, rozwiązaniu ułatwiającym pracę z klientem. Wzrost efektywności, automatyzacja zadań czy zwiększenie konwersji i skutecznych zamknięć sprzedaży to tylko niektóre korzyści, które daje takie narzędzie. Niestety, nie wszędzie jego wdrożenie przebiega gładko. Na bazie naszych doświadczeń przedstawiamy 6 najpowszechniejszych problemów we wdrożeniu systemu CRM. Podpowiadamy też, jak sobie radzić, by przezwyciężyć trudności i cieszyć się w pełni funkcjonalnym narzędziem SalesWizard.

Problem 1: Niechęć pracowników do zmian i nowości

Najpowszechniejszy problem, a raczej fakt, że wielu z nas niechętnie patrzy na zmiany w dotychczas funkcjonującym systemie. Dotychczas wypracowane mechanizmy i nawyki zostają zburzone, a w ich miejsce wdrożone zostanie nowe rozwiązanie. Choć jest to z korzyścią dla pracowników, to ich poczucie bezpieczeństwa ulega zachwianiu. Niechęć wynika nie tyle z samej nienawiści do wszystkiego, co technologiczne, a raczej do obawy o nowości. Pracownicy będą zadawać sobie pytania: jak ja sobie teraz z tym poradzę? Jak będzie wyglądać moja praca po zmianach? Czy ten system zagrozi mojej posadzie? Jest to całkowicie zrozumiałe i ze szczególną wyrozumiałością należy podejść do osób, które mają już swoje lata lub nigdy wcześniej nie pracowały w CRM. Dobrym pomysłem jest poprzedzenie implementacji systemu CRM specjalną kampanią informacyjną w firmie.

Problem 2: Brak osoby odpowiedzialnej za wdrożenie systemu CRM

Decydując się na współpracę z SalesWizard, możliwe jest wdrożenie systemu CRM na dwa sposoby. Pierwsza ścieżka – podstawowa – zakłada, że całą konfiguracją zajmie się użytkownik administracyjny CRM-u, a więc firma korzystająca z SalesWizard. I to właśnie ten mechanizm jest najczęściej wybierany przez firmy, które w części przypadków nie mają wskazanej osoby odpowiedzialnej za wdrożenie systemu. To bardzo łatwa droga do chaosu, który wydłuża proces implementacji i sprawia, że użytkownicy wykorzystują tylko część potencjału narzędzia. Najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji będzie wybór osoby z doświadczeniem w IT na koordynatora projektu i powierzenie mu misji wdrożenia systemu CRM. Jest także druga ścieżka współpracy, z której warto skorzystać, a mianowicie wdrożenie systemu przez twórców narzędzia. Ten wariant jest o tyle wygodny, że zespół zdalnie wdroży i przeszkoli pracowników z zakresu obsługi CRM.

Problem 3: Brak przeszkolenia pracowników z zakresu obsługi CRM

Wspomnieliśmy we wcześniejszym akapicie, że zespół wdrożeniowy SalesWizard jest w stanie przeszkolić pracowników. Jest to jedno z podstawowych zadań, które w wielu przypadkach warunkuje skuteczność dalszego korzystania z systemu CRM. Brak przeszkolenia tworzy sytuację, w której organizacji trudno jest wypracować wspólne normy korzystania z systemu. To z kolei sprawia, że narzędzie będzie wykorzystywane w ograniczonym stopniu, mogą się także pojawić trudności komunikacyjne pomiędzy poszczególnymi szczeblami realizacyjnymi. Do wdrożenia systemu CRM powinniśmy podejść tak, jak do procesu onboardingu pracownika – w sposób holistyczny i etapowy. Najpierw prezentujemy wszystkim nowe narzędzie, późnij przestawiamy jego ogólne możliwości, a na końcu każdemu działowi szczegółowo prezentujemy te usprawnienia i funkcjonalności, które dla ich obowiązków będą kluczowe w zastosowaniu. 

Problem 4: Instalacja zbyt wielu modułów i funkcjonalności

Niekwestionowaną zaletą SalesWizard jest wszechstronność i wielozadaniowość, dzięki której w jednym miejscu wykonamy szereg obowiązków. Jednak atut ten może nieco zblednąć w momencie, gdy organizacja decyduje się na wdrożenie wszystkich dostępnych modułów i wtyczek bez wiedzy, jak z nich skorzystać. To tak, jak byśmy zamawiali nowe auto w salonie i dodawali wszystkie dostępne udogodnienia, po czym okazuje się, że z połowy z nich nigdy nie skorzystamy. Nie negujemy takiej postawy, jednak należy pamiętać, że czym większa liczba modułów zainstalowanych, tym mniej intuicyjna nawigacja po systemie CRM dla osób niemających obeznania w takich technologiach.

Problem 5: Obawa przed kontrolą RODO

Istotą systemów CRM jest praca z kontrahentami, która wykorzystuje ich dane. W wielu branżach – np. bankowości czy ubezpieczeniach – konieczne jest wyświetlenie PESEL-u, miejscu zamieszkania czy danych na temat majątku. Są to dane, z którymi należy pracować w sposób wyjątkowo ostrożny, zachowując pełną poufność i zgodność z obowiązującym prawem. Część firm odwleka wdrożenie systemu CRM w obawie o to, że dojdzie do uchybień proceduralnych, po których daną organizacją zainteresuje się Prezes UODO. To z kolei oznacza kontrolę RODO, która mogłaby się wiązać z rozmaitymi sankcjami. Należy jednak mieć na uwadze, że taka kontrola może być zlecona w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy dana firma stosuje narzędzia IT, gdzie dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Obecność systemu CRM nie wpływa na to, czy do danego przedsiębiorstwa zawita kontrola – czy to RODO, czy skarbowa.

Problem 6: Nierealne oczekiwania kierownictwa względem CRM

SalesWizard to usprawnienie, które przyczynia się do wzrostu efektywności pracy i maksymalizacji zysków w przedsiębiorstwie. Nie jest to jednak czarodziejska różdżka, która od razu podniesie wszystkie korzystne wskaźniki o kilkaset procent, a negatywne zredukuje niemalże do zera. Zdają się o tym zapominać szefowie, którzy udostępniają swoim pracownikom narzędzie i oczekują, że od razu zobaczą diametralną różnicę w wynikach. Przypomnijmy, że na współczynnik konwersji składa się nie tylko to, czy w firmie jest system CRM. Wpływ na to ma chociażby przeszkolenie pracowników oraz ich chęć do korzystania z narzędzi, czyli kwestie poruszane wyżej. Nawet najlepiej przygotowane narzędzia nie będą pomocne w momencie, gdy pracownicy nie będą chcieli lub wiedzieli, jak z nich skorzystać. Nakładanie nierealnych planów również w niczym nie pomoże, wręcz przeciwnie – obrzydzi pracownikom korzystanie z systemu CRM, którzy zaczną mu przypisywać zmiany na gorsze. 

Odpowiednio skonfigurowany i rozsądnie wdrożony system CRM otwiera nowe horyzonty przed przedsiębiorcą. Jeśli chcesz mieć pewność, że u Ciebie wdrożenie systemu CRM przebiegnie bez zarzutu, skorzystaj z naszej oferty wdrożeniowej. Pomożemy Ci zaimplementować SalesWizard i sprawimy, że przejrzyste, łatwe w obsłudze narzędzie będzie natychmiast gotowe do użytku.