CRM dla agencji reklamowej

Nie od dziś wiadomo, że reklama jest dźwignią handlu, a bez odpowiedniego marketingu trudno mówić o sukcesie przedsiębiorstwa. Dlatego też popularność współpracy z agencjami marketingowymi z roku na rok rośnie zarówno wśród małych firm, jak i globalnych biznesów. Większy popyt oznacza więcej pracy dla konkretnej agencji, która bez odpowiedniego wsparcia bardzo szybko osiągnie pułap swoich możliwości. Niezastąpionym narzędziem jest CRM dla agencji reklamowej.

Agencja reklamowa – specyfika codziennych wyzwań

Zarówno pojęcie “marketing”, jak i “agencja reklamowa” są niezwykle pojemne i mieszczą w sobie rozmaite aktywności. Z jednej strony istnieją interaktywne agencje marketingowe, które opracowują strategię reklamy w przestrzeni online. Z drugiej zaś wciąż jest wiele klasycznych agencji, gdzie działania marketingowe opierają się o namacalne przedmioty: projektowanie banerów reklamowych, standów czy stanowisk promocyjnych. To sprawia, że codzienne funkcjonowanie takich biznesów jest zróżnicowane i zakłada interakcję z wieloma klientami. Wobec natłoku zapytań niekiedy trudno jest wyselekcjonować klientów, którzy faktycznie chcą zawrzeć transakcję oraz takich, którzy jedynie zbierają informację. Przy wielu zapytaniach w wąskim oknie czasowym bardzo łatwo o pominięcie wiadomości lub niewysłanie istotnego maila. Z drugiej strony branża marketingowa cechuje się bardzo silną konkurencją i konieczne może się okazać pozyskiwanie leadów sprzedażowych na własną rękę. Bazowanie wyłącznie na czynniku ludzkim, bez wykorzystania dobrodziejstw technologicznych i informatycznych szybko okaże się nieefektywne. We współczesnym świecie praktycznie niemożliwe jest prowadzenie agencji reklamowej bez digitalizacji.

Jakie problemy można napotkać przy braku digitalizacji?

Digitalizacja to element kluczowy we wszystkich aspektach branży reklamowej. Pokrewny z reklamą biznes poligraficzny, czyli druk wielkoformatowy, przygotowanie wizytówek, ulotek i innych akcesoriów również powinien mieć dostęp do zasobów cyfrowych. Pod tym pojęciem rozumiemy nie tylko programy do obrabiania grafiki, licencje na obrazy stockowe czy aplikacje do przygotowywania tekstu. To także konieczność posiadania narzędzi, które umożliwią sprawne zarządzanie zespołem i zadaniami przypisanymi poszczególnym osobom. Nie można też mówić o rozwoju firmy w sytuacji, gdy bazuje się tylko i wyłącznie na stałej puli klientów. Konieczne jest pozyskiwanie nowych kontrahentów, nawet jeśli ich zlecenie ma jednorazowy charakter. Powyższe trzy kwestie to absolutne minimum, które można rozwijać o kolejne usprawnienia i udogodnienia. Znacznie łatwiej będzie przygotować propozycję transakcji i wzór umowy, jeśli dostępny będzie moduł ofertowania online czy dostęp do bazy dokumentów. Podobnie z przepływem informacji wewnątrz przedsiębiorstwa: wirtualne lejki sprzedażowe i unifikacja kanałów komunikacji pozwalają usprawnić pracę i zrozumieć, w którym miejscu czeka na nas klient. Wszystkie te elementy znajdziemy w jednym narzędziu informatycznym, jakim jest system CRM.

Co to jest CRM?

Samo pojęcie CRM to akronim słów Customer Relationship Management i znane jest już od bez mała 30 lat. Skrót pochodzący z języka angielskiego tłumaczy się na język polski jako “Zarządzanie relacjami w firmie”. Jest to koncepcja biznesowa, wedle której klient oddziałuje na daną organizację poprzez zgłaszane potrzeby oraz swoje preferencje i gust. Wcześniej wszelkie oczekiwania konsumenta były traktowane jako fanaberia lub koszt obciążający przedsiębiorcę. Filozofia CRM zmieniła optykę i zaczęła analizować takie zachowania klienta jako indykator, kierunek rozwoju. Dlaczego? Ponieważ jeśli kilku Twoich klientów wskazuje konkretny brak w asortymencie (np. niedostępny kolor, wymiar lub smak), może się okazać, że więcej osób również odczuwa taki brak i z tego powodu nie nawiązał z Tobą transakcji. Aby znaleźć takie wskazówki, konieczne jest wdrożenie działań służących zarządzaniu relacjami z klientem. Pomaga w tym system CRM, czyli oprogramowanie informatyczne zawierające szereg narzędzi do budowania i utrwalania relacyjności. 

System CRM dla agencji marketingowej

System CRM to swoista baza danych, gdzie odnotowuje się każdy kontakt, każde zamówienie i każdą szansę sprzedaży. Odpowiedni zestaw informacji pozwala w przyszłości stworzyć bardziej dopasowaną ofertę, co zwiększa szansę na transakcję. Przy pomocy systemu CRM możliwe jest także wykonywanie zadań, które nie zawsze wiążą się ze sprzedażą bezpośrednią. Przykładowo, wysłanie klientowi maila z życzeniami urodzinowymi to miły gest ocieplający wizerunek i budujący bardziej spersonalizowaną więź. Pracownicy działu obsługi klienta nie muszą mieć zanotowanych takich informacji w swoich zeszytach czy książkach adresowych. System CRM wykorzysta automatyzację danych i samodzielnie, w odpowiednim dniu wyśle życzenia do odpowiedniego adresata. Na tej zasadzie działa wiele innych modułów systemu, przykładowo: ofertowanie pozwala automatycznie podstawić dane klienta do wzoru umowy i produktów uwzględnionych w sklepie internetowym. System podejmie również konkretne akcje przy spełnieniu pewnych warunków, na przykład wyśle powiadomienie o niezapłaconej należności gdy we wskazanym terminie nie wpłyną rozliczenia.

System CRM jako wsparcie agencji marketingowej

Nie ma wątpliwości, że oprogramowanie CRM sprawdzi się w przestrzeni marketingowej, a w szczególności w branży domów reklamy. Mimo iż jest to obszar kreatywny, to nad rodzącymi się koncepcjami trzeba panować i zwierać je w odpowiednie, systematyczne działania. Zdecydowana większość pracowników będzie mogła wykonać swoje zadania szybciej, efektywniej i z mniejszym ryzykiem błędu ludzkiego. Funkcja przydzielania i rozliczania zadań sprawia, że każdy w firmie wie, kto jest odpowiedzialny za danego klienta lub za konkretny krok kampanii. Przejrzystość w tym zakresie pozwala usprawniać i optymalizować czas pracy oraz nadawać priorytet konkretnym obszarom lub zadaniom. Dzięki temu – przykładowo – osoba pracująca na stanowisku grafika będzie w stanie płynnie przechodzić od jednego zadania do drugiego, a w panelu informacyjnym możliwe będzie podpięcie briefu. Dzięki temu w agencji interaktywnej przestaną występować zatory spowodowane tym, że któryś etap realizacji został opóźniony lub pliki jeszcze nie zostały przekazane odpowiednim pracownikom.

Które funkcje CRM będą szczególnie użyteczne?

Oprogramowanie CRM dla agencji to holistyczna całość tworzona przez kilkanaście lub kilkadziesiąt rozmaitych narzędzi. Zależnie od wydawcy, rozwiązań technicznych czy wybranego abonamentu, można otrzymać dostęp do naprawdę sporego asortymentu wspierającego pracę. Wśród nich są pewne kluczowe moduły CRM, które okażą się szczególnie użyteczne w branży marketingowej. Wdrażając system CRM dla agencji, zwróć uwagę, by program miał następujące funkcjonalności:

Statusy obsługi klientów

To narzędzie pozwala uporządkować poszczególne etapy obsługi i realizacji zlecenia. Każdy etap może być nazwany w odpowiedni dla organizacji sposób, a administrator systemu może utworzyć nawet kilkanaście różnych statusów. Całość powinna przypominać wyglądem tablicę Kanban, która została wzbogacona o wykres Gantta. Dzięki temu wszyscy mogą zobaczyć, w którym punkcie stoi praca, kto teraz obsługuje klienta, jakie elementy zostały jeszcze do wykonania i jaki jest szacowany czas wykonania danego etapu. 

Raportowanie i prowadzenie notatek

To integralna część modułu zadań, która stanowi nieocenione źródło wiedzy dla każdego pracownika. Notatki to przestrzeń, w której przekazywane są najważniejsze informacje, tam też może znaleźć się brief niezbędny do prawidłowej realizacji zadania. Z kolei element raportowania pozwala przekazać podsumowanie wykonanej pracy project managerowi lub team leaderowi, a wykonawca może dodać uwagi i spostrzeżenia. Ta funkcjonalność pozwala także doprecyzować komunikaty i przekazać wizję spójną z całą koncepcją marketingową.

Ofertowanie online

Ten moduł ma dwojakie zastosowanie i pomaga zarówno pracownikowi, jak również całej organizacji. Poprzez szablon ofertowy można szybko i łatwo przygotować e-mail z gotową propozycją transakcji. To pomaga ujednolicić wzór oferty, co przekłada się na lepszy standard komunikacji z klientami. Drugie zastosowanie modułu ofertowego to weryfikacja statusów poszczególnych ofert, co pozwala ocenić skuteczność sprzedażową. Wgląd do takiej funkcjonalności pozwoli menedżerowi podjąć działania, których celem będzie zwiększenie transakcyjności.

Generator dokumentów

CRM dla agencji marketingowej powinien w sobie zawierać bazę szablonów umów i dokumentów niezbędnych do codziennej pracy. Wydawać by się mogło, że przecież wystarczy taką bazę umieścić w Dokumentach Google czy w plikach typu .doc. Jednakże skorzystanie z programu CRM w tym wypadku oznacza również automatyzację części pracy. Dane klienta zostaną automatycznie podstawione do wzoru dokumentu, a taka optymalizacja przekłada się na oszczędność czasu i energii przy powtarzalnych zadaniach.

Zarządzanie projektami

Znakomita większość zleceń kierowanych do agencji to wieloetapowy, rozłożony w czasie, kompleksowy proces. Moduł projektów – jak nazwa wskazuje – pozwala na zarządzanie projektami, które opierają się o kilka etapów. To gwarancja, że każdy kolejny etap będzie zrealizowany nie tylko zgodnie z wytycznymi, ale także przedstawiony na czas. Możliwość planowania w okresie średnio- i długoterminowym pozytywnie wpływa na efektywność pracowników i wydajność funkcjonowania Twojej agencji.

Dlaczego warto wybrać oprogramowanie CRM SalesWizard dla Twojej agencji interaktywnej?

Wdrożenie systemu CRM w agencji to doskonały sposób na wydajniejsze zarządzanie zadaniami i zwiększenie wolumenu sprzedaży. To jedna z najistotniejszych metod rozwijania biznesu poprzez budowanie relacji z klientami i ułatwienie pracy całej organizacji. Warto więc postawić na sprawdzonych i zaufanych partnerów, którzy przygotowali specjalistyczne oprogramowanie dla agencji reklamowych. SalesWizard CRM to narzędzie stworzone przez polski software house 4B Systems we współpracy z rozmaitymi podmiotami biznesowymi. Poprzez konsultacje z przedsiębiorcami skupiliśmy się na tych rozwiązaniach, które w istotny sposób wpływają na zarządzanie firmą. Nie znajdziesz tu szeregu dodatków ani ozdobników, które mogłyby utrudnić pracę w systemie. Całość jest intuicyjna i prosta w obsłudze, dzięki czemu w ciągu kilku minut każdy pracownik będzie gotowy do realizowania swoich zadań.

Jeśli wcześniej Twoje przedsiębiorstwo korzystało z innych systemów lub pracowało w tabelach xls, to poprzez SalesWizard będziesz mógł zaimportować wszystkie dane. Co więcej – zintegrowanie z formularzami Google Ads, Facebook Ads i OpenAI pozwoli Ci kontynuować dotychczas podjęte przez Ciebie działania w obszarze promocji własnych usług. SalesWizard realnie pomaga agencjom w efektywnym zarządzaniu i realizacji projektów, niezależnie od tego, ilu mają klientów lub jak liczna jest wewnętrzna struktura firmy. Przekonaj się o tym sam i już dziś skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej na siedem dni – bez zobowiązań i bez ukrytych opłat. Podczas okresu próbnego nasz zespół wsparcia technicznego z chęcią odpowie na wszelkie pytania i przedstawi pełnię możliwości SalesWizard.