Wdrożenie CRM w firmie – Abonament, licencja czy dedykowane programowanie?

Korzyści z wdrożenia systemu CRM

CRM to narzędzie, które umożliwia firmom efektywne zarządzanie relacjami z klientami. Jego zastosowanie przynosi liczne korzyści, takie jak zwiększenie sprzedaży, poprawa obsługi klienta, lepsze zrozumienie rynku oraz optymalizacja procesów biznesowych. Kluczowe funkcje systemu CRM, które przyczyniają się do osiągnięcia tych korzyści, to:

Zarządzanie kontaktami

• Przechowywanie szczegółowych informacji o klientach.
• Historia komunikacji z klientami.
• Segmentacja klientów na podstawie różnych kryteriów może zostać wdrożona jako nowa funkcjonalność.

Automatyzacja marketingu

• Tworzenie i zarządzanie kampaniami e-mailowymi.
• Śledzenie i analiza wyników kampanii marketingowych.
• Personalizacja komunikacji marketingowej, co zwiększa zaangażowanie klientów.

Zarządzanie sprzedażą

• Śledzenie leadów i potencjalnych klientów to nowa funkcjonalność wdrożona w systemie CRM twojej firmy.
• Prognozowanie sprzedaży.
• Automatyzacja procesu sprzedaży, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie zespołem sprzedażowym, jest kluczowym etapem procesu wdrożenia w twojej firmie.

Obsługa klienta

• Systemy zgłoszeń i rozwiązywania problemów są częścią nowego systemu wdrażanego w twojej firmie.
• Baza wiedzy i często zadawane pytania (FAQ) mogą wspierać szkolenie pracowników podczas etapu wdrożenia systemu w twojej firmie.
• Narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym, takie jak chatboty.

Analityka i raportowanie

• Raporty sprzedażowe i marketingowe.
• Analiza danych o klientach.
• Monitorowanie wydajności zespołu i efektywności działań.

Modele wdrożenia CRM

CRM w modelu abonamentowym (SaaS)

Model abonamentowy, znany również jako Software as a Service (SaaS), polega na opłacaniu miesięcznej lub rocznej subskrypcji za korzystanie z systemu CRM. W ramach tego modelu klient otrzymuje dostęp do wszystkich funkcji i usług oferowanych przez system CRM, takich jak zarządzanie kontaktami, analizowanie danych, automatyzacja procesów sprzedażowych itp.

Korzyści wynikające z modelu abonamentowego obejmują płynność finansową, ponieważ opłaty są rozkładane na miesiące lub lata, co ułatwia budżetowanie i unikanie dużych inwestycji na początku. Ponadto, klienci mają elastyczność w zakresie dostosowywania swojego planu subskrypcyjnego do zmieniających się potrzeb, co pozwala na skalowanie systemu wraz z rozwojem firm.

Jednakże model abonamentowy może być opłacalny jedynie w dłuższej perspektywie czasowej, ponieważ kumulujące się opłaty mogą przekroczyć koszty zakupu systemu CRM. Ponadto, istnieje ryzyko związane z uzależnieniem się od dostawcy SaaS, co ogranicza kontrolę nad danymi i funkcjonalnościami systemu. Warto więc dokładnie rozważyć wszystkie zalety i wady modelu abonamentowego przed podjęciem decyzji o jego wdrożeniu w firmie. 

Zalety

• Niskie koszty początkowe: Brak potrzeby inwestowania w infrastrukturę IT.
• Regularne aktualizacje: System jest zawsze aktualny i zgodny z najnowszymi standardami bezpieczeństwa.
• Elastyczność i skalowalność: Możliwość łatwego dostosowania liczby użytkowników i funkcji do potrzeb firmy.
• Krótszy czas wdrożenia: Gotowe rozwiązania SaaS można szybko zaimplementować i wdrożyć.

Wady

• Długoterminowe koszty: Mogą być wyższe w porównaniu do jednorazowej opłaty za licencję.
• Ograniczona możliwość dostosowania może wpłynąć na udanego etapu wdrażania nowego systemu.: Mniejsza elastyczność w personalizacji systemu.
• Zależność od dostawcy może wpłynąć na etap wdrożenia nowego systemu.: Konieczność polegania na zewnętrznym dostawcy w zakresie dostępności i bezpieczeństwa systemu.

CRM w modelu licencjonowanym

Model licencjonowany polega na zakupie jednorazowej licencji na oprogramowanie CRM, które jest instalowane na serwerach firmy. Klient płaci za licencję na korzystanie z oprogramowania CRM przez określony czas, na przykład rok lub dwa lata. Po upływie tego czasu konieczne jest ponowne zakupienie licencji lub przedłużenie istniejącej licencji. Model licencjonowany różni się od modelu subskrypcyjnego, gdzie klient płaci abonament za korzystanie z oprogramowania CRM przez określony okres czasu.

W modelu licencjonowanym klient ma pełną kontrolę nad oprogramowaniem, które jest zainstalowane na serwerach firmy, natomiast w modelu subskrypcyjnym klient korzysta z usługi w chmurze, bez konieczności instalowania oprogramowania na swoich serwerach.

Korzystanie z modelu licencjonowanego może być korzystne dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad oprogramowaniem CRM i preferują tradycyjne podejście do zakupu licencji. Jednakże może to być też bardziej kosztowne niż model subskrypcyjny, ponieważ wymaga jednorazowej opłaty za licencję. Każda firma powinna dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i możliwości finansowe, aby wybrać odpowiedni model zakupu oprogramowania CRM. 

Zalety

• Jednorazowy koszt zakupu uwzględnia również szkolenie dla pracowników twojej firmy.: Brak konieczności regularnych opłat abonamentowych.
• Większa kontrola nad danymi: Dane przechowywane są na serwerach firmy, co może zwiększyć bezpieczeństwo.
• Możliwość dostosowania: System można lepiej dostosować do specyficznych potrzeb firmy.
• Bezpieczeństwo: Większa kontrola nad bezpieczeństwem i dostępnością danych.

Wady

• Wysokie koszty początkowe: Konieczność inwestycji w infrastrukturę IT.
• Koszty utrzymania: Konieczność zatrudnienia personelu IT do zarządzania systemem i jego aktualizacjami.
• Dłuższy czas wdrożenia: Proces instalacji i konfiguracji systemu może być czasochłonny.

Dedykowane programowanie CRM

Dedykowane programowanie polega na stworzeniu systemu CRM od podstaw, dostosowanego dokładnie do potrzeb firmy. Jest to proces tworzenia oprogramowania, które jest dedykowane tylko i wyłącznie dla danej firmy lub branży, z uwzględnieniem wszystkich jej specyficznych wymagań i procesów biznesowych. Dedykowane programowanie CRM pozwala na pełną personalizację systemu, dzięki czemu firma ma możliwość dostosowania go do swoich indywidualnych potrzeb i wymagań.

Zalety

• Pełne dostosowanie w nowym systemie może być kluczowe dla etap wdrożenia w twojej firmie.: System jest projektowany zgodnie z wymaganiami firmy, aby etapy wdrożenia były jak najbardziej efektywne.
• Unikalne funkcje: Możliwość implementacji specyficznych funkcji, które nie są dostępne w gotowych rozwiązaniach.
• Brak ograniczeń licencyjnych może być atutem podczas procesu wdrożenia nowego systemu w twojej firmie.: Firma posiada pełne prawa do oprogramowania.

Wady

• Wysokie koszty: Kosztowne i czasochłonne wdrożenie.
• Długi czas realizacji: Proces tworzenia systemu może zająć dużo czasu.
• Ryzyko technologiczne: Potrzeba stałej współpracy z zespołem programistycznym w celu utrzymania i rozwijania systemu.
• Konserwacja i wsparcie: Konieczność zapewnienia ciągłej konserwacji i wsparcia technicznego.

Jakie funkcje są niezbędne w systemie CRM?

Wybierając system CRM, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność jego działania:

• Integracja z innymi systemami: CRM powinien współpracować z innymi narzędziami, takimi jak systemy ERP, platformy e-commerce czy narzędzia marketingowe.
• Mobilność: Dostęp do CRM z urządzeń mobilnych, co pozwala na pracę zdalną.
• Bezpieczeństwo danych: Wysoki poziom zabezpieczeń, aby chronić wrażliwe informacje o klientach, jest kluczowy podczas etapu wdrożenia nowego systemu.
• Sztuczna inteligencja: Wykorzystanie AI do analizy danych, prognozowania sprzedaży i personalizacji komunikacji.
• Automatyzacja procesów: Umożliwia automatyzację rutynowych zadań, co zwiększa efektywność pracy.
• Personalizacja interfejsu: Możliwość dostosowania interfejsu użytkownika do potrzeb poszczególnych pracowników jest nową funkcjonalnością wprowadzoną w procesie wdrożenia.
• Zarządzanie dokumentami: Funkcje umożliwiające łatwe przechowywanie i udostępnianie dokumentów związanych z klientami.

Jak wybrać najlepszy model wdrożenia CRM?

Decyzja o wyborze modelu wdrożenia CRM powinna być oparta na kilku kluczowych czynnikach:

Wielkość firmy i budżet

Małe firmy mogą preferować model abonamentowy ze względu na niższe koszty początkowe i łatwość wdrożenia. Większe przedsiębiorstwa, posiadające odpowiednie zasoby finansowe i IT, mogą skłaniać się ku modelowi licencjonowanemu lub dedykowanemu programowaniu, które oferują większą kontrolę i możliwości dostosowania.

Specyficzne potrzeby biznesowe

Jeśli firma ma bardzo specyficzne wymagania, które nie mogą być spełnione przez standardowe rozwiązania, dedykowane programowanie może być najlepszym wyborem, a proces wdrożenia powinien być szczegółowo zaplanowany. Z kolei, firmy o mniej skomplikowanych potrzebach mogą z powodzeniem korzystać z gotowych rozwiązań abonamentowych lub licencjonowanych.

Skala i elastyczność

Firmy planujące szybki rozwój mogą preferować model abonamentowy ze względu na jego elastyczność i skalowalność. Model licencjonowany może być bardziej odpowiedni dla firm, które przewidują stabilny rozwój i mogą inwestować w infrastrukturę IT.

Poziom wsparcia technicznego

W modelu abonamentowym wsparcie techniczne jest zazwyczaj częścią oferty, co jest korzystne dla firm bez własnego działu IT. W modelu licencjonowanym i dedykowanym programowaniu, wsparcie techniczne wymaga zatrudnienia własnego zespołu IT lub korzystania z usług zewnętrznych specjalistów.

Czym się kierować podczas wdrażania systemu CRM?

Wdrożenie systemu CRM w firmie to inwestycja, która może przynieść znaczne korzyści w postaci lepszego zarządzania relacjami z klientami, zwiększenia sprzedaży i optymalizacji procesów biznesowych. Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia – abonamentowego, licencjonowanego czy dedykowanego programowania – zależy od specyficznych potrzeb i możliwości firmy.