Wdrożenie systemu CRM w firmie

Efektywne wdrożenie systemu CRM może znacząco poprawić efektywność pracy pracowników poprzez łatwiejsze zarządzanie informacjami o klientach oraz lepsze dostosowanie oferty do ich potrzeb. System CRM wspomaga zarządzanie relacjami z klientami, umożliwiając lepsze zrozumienie ich potrzeb i preferencji. Ponadto, dzięki systemowi CRM, firma może generować raporty dotyczące wykonywanych działań, co ułatwia ocenę skuteczności działań marketingowych oraz tworzenie strategii na przyszłość.

Koszt wdrożenia platformy CRM w firmie zależy od bardzo wielu czynników. Przede wszystkim zastanów się czy poszukujesz rozwiązania abonamentowego (SaaS), w ramach którego wykupujesz dostęp dla określonej liczby użytkowników, czy chcesz zlecić dedykowane programowanie CRM dla swojej firmy. Typ licencji (abonament czy licencja wieczysta), zlecenie dodatkowych customizacji systemu CRM i modyfikacji dodatkowych funkcji, będzie mieć wpływ na całkowity koszt uruchomienia systemu. Cena wdrożenia systemu CRM typu SaaS, takiego jak SalesWizard to koszt od 59 zł netto za użytkownika, w przypadku licencji dedykowanych – od kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w przypadku dedykowanego programowania – minimum 150 tys. zł.

Podobnie jak koszt wdrożenia, tak i czas wdrożenia zależy od wielu czynników. Podstawowymi czynnikami będzie typ licencji (abonament, licencja wieczysta czy programowanie systemu od zera), zakres funkcjonalności, wielkość Twojej firmy (ilość użytkowników). Również zaangażowanie Twoje i Twojej kadry zarządzającej ma wpływ na czas wdrożenia. Zależnie od wielkości firmy, typu licencji, czas wdrożenia może wynosić od kilku dni (małe firmy, licencja typu SaaS) do kilku lat (korporacje, licencja dedykowana).

Przy wyborze systemu CRM dla firmy należy wziąć pod uwagę jej specyfikę oraz potrzeby. System CRM powinien zawierać funkcjonalności, które są najlepiej dopasowane do branży firmy, takie jak zarządzanie relacjami z klientami, procesem sprzedaży, obsługą klienta, generowaniem raportów czy automatyzacją procesów biznesowych. Wybierając dostawcę systemu CRM, ważne jest przeprowadzenie dokładnej analizy, porównanie ofert oraz skonsultowanie się z innymi firmami, które korzystają z podobnych rozwiązań. Istotnym elementem w wyborze właściwej ścieżki wdrożenia oprogramowania CRM jest również wybór odpowiedniej licencji na system.

Wybór wdrożenia CRM pomiędzy dedykowanym oprogramowaniem tworzonym na zlecenie a abonamentem w platformie SaaS jest kluczowy dla sukcesu wdrożenia. Warto uzmysłowić sobie ten problem oraz dobrze przemyśleć cele jakie ma realizować CRM w Twojej firmie.

Z pewnością warto zwrócić uwagę na poniższe zalety rozwiązania CRM w abonamencie:

1. Skalowalność rozwiązania: Abonamenty SaaS są elastyczne i pozwalają łatwo dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy. Jeśli planujesz wzrost działalności i potrzebujesz systemu, który łatwo można skalować, to abonament SaaS może być dobrym rozwiązaniem.

2. Koszty początkowe i miesięczne: W porównaniu do tradycyjnych systemów CRM, które wymagają znacznych nakładów początkowych na infrastrukturę i oprogramowanie, abonamenty SaaS są często bardziej kosztowo efektywne. Firmy nie muszą inwestować w zakup i utrzymanie własnej infrastruktury, co może znacząco obniżyć koszty wejścia.

3. Dostępność z dowolnego miejsca: Jeśli zależy Ci na tym, aby mieć dostęp do systemu CRM z dowolnego miejsca i urządzenia, abonament SaaS jest odpowiednią opcją. SaaS umożliwia korzystanie z systemu poprzez przeglądarkę internetową, co oznacza, że pracownicy mogą korzystać z niego zarówno w biurze, jak i poza nim. Oczywiście podobne rozwiązanie na dzisiaj zapewnia dedykowany CRM tworzony na zamówienie.

4. Regularne aktualizacje i wsparcie techniczne: Dostawcy SaaS regularnie aktualizują swoje oprogramowanie, co oznacza, że Twoja firma zawsze korzysta z najnowszych funkcji i poprawek bez konieczności płatnego zlecania modyfikacji. Ponadto, dostawcy SaaS często oferują wsparcie techniczne, co może być ważne w przypadku problemów lub pytań dotyczących systemu.

5. Brak konieczności zarządzania infrastrukturą: W przypadku abonamentu SaaS dostawca zarządza infrastrukturą, serwisem, bezpieczeństwem itp., co oznacza, że Twoja firma nie musi martwić się o te kwestie. To pozwala skoncentrować się na głównych zadaniach biznesowych.

6. Szybkie wdrożenie: Wdrożenie systemu CRM SaaS jest zazwyczaj szybkie i proste w porównaniu do wdrażania tradycyjnych systemów na własnej infrastrukturze.

Decyzja o wyborze pomiędzy dedykowanym oprogramowaniem CRM a abonamentem w modelu SaaS zależy od wielu czynników i konkretnych potrzeb firmy. W czasie podejmowania decyzji, warto wziąć pod uwagę poniższe czynniki:

1. Unikalne wymagania branżowe. Jeśli firma działa w branży o szczególnych wymaganiach lub specyficznych procesach biznesowych, dedykowane oprogramowanie CRM może zostać dostosowane do tych potrzeb. Oprogramowanie SaaS może nie zawsze spełniać bardzo specyficzne wymagania branżowe.

2. Pełna kontrola nad danymi i bezpieczeństwem. Niektóre firmy, ze względu na rodzaj działalności lub regulacje prawne, mogą preferować pełną kontrolę nad przechowywaniem i zarządzaniem danymi. Dedykowane oprogramowanie CRM może być wdrożone na własnej infrastrukturze, co daje większą kontrolę nad danymi i bezpieczeństwem (zakładając, że firma posiada własnego administratora serwera).

3. Customizacja i dostosowanie. Jeśli firma potrzebuje silnie dostosowanego systemu, dedykowane oprogramowanie pozwala na pełną customizację według indywidualnych potrzeb. W przypadku oprogramowania SaaS dostępne są zazwyczaj pewne opcje konfiguracyjne, ale customizacja może być ograniczona.

4. Wysoka dostępność i wydajność. Dedykowane oprogramowanie CRM może być wdrożone na dedykowanym serwerze, co pozwala na lepszą kontrolę nad wydajnością i dostępnością systemu. W niektórych przypadkach, zwłaszcza dla dużych przedsiębiorstw, gdzie wysoka dostępność jest kluczowa, dedykowane rozwiązanie może być bardziej odpowiednie.

5. Brak konieczności opłacania abonamentu. Inwestycja w dedykowane oprogramowanie może być korzystniejsza finansowo w dłuższej perspektywie czasowej, szczególnie jeśli firma planuje długoterminowe korzystanie z systemu i nie chce ponosić stałych miesięcznych opłat abonamentowych.

6. Dostosowanie do istniejącej infrastruktury IT. Jeśli firma już posiada własną rozbudowaną infrastrukturę IT, dedykowane oprogramowanie CRM może być łatwiejsze do zintegrowania z istniejącymi systemami.

Warto jednak pamiętać, że dedykowane oprogramowanie CRM może być bardziej kosztowne w zakresie początkowych inwestycji, czasu wdrożenia i utrzymania. Dodatkowo, wymaga ono odpowiedzialności za aktualizacje, bezpieczeństwo i ewentualne problemy techniczne, mogące się pojawić tak po stronie oprogramowania jak i infrastruktury technicznej (serwera).

Proces wdrażania systemu CRM składa się z kilku kluczowych etapów. Po wyborze odpowiedniego oprogramowania CRM, należy odpowiednio przygotować firmę do wdrożenia poprzez m.in. przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu oraz dostosowanie istniejących procesów do nowych funkcjonalności. Następnie, należy monitorować i konfigurować funkcjonalności systemu CRM po wdrożeniu, aby zapewnić optymalne działanie oraz stały rozwój firmy. Wdrożenie systemu CRM w firmie nie jest krótkim procesem. Należy zwrócić uwagę na korektę pierwotnych założeń już po uruchomieniu oprogramowania oraz skupić się na doskonaleniu procesów obsługi, tak aby narzędzie realizowało wszystkie zakładane cele w firmie.

Aby zminimalizować problemy podczas wdrożenia systemu CRM, ważne jest unikanie najczęstszych błędów popełnianych podczas implementacji. Należy również zwrócić uwagę na integrację nowego systemu CRM z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie, tak aby zapewnić pełną spójność danych i procesów operacyjnych. Aspekty biznesowe, takie jak analiza kosztów wdrożenia CRM oraz plan działań w przypadku niepowodzenia, również stanowią istotne elementy minimalizacji potencjalnych problemów.

Dla oceny efektywności wdrożenia systemu CRM w firmie należy monitorować różne wskaźniki, takie jak zwiększenie sprzedaży, poprawa obsługi klienta czy skrócenie cyklu sprzedażowego. Po udanym wdrożeniu systemu CRM firma może odczuć korzyści w postaci zautomatyzowanych procesów biznesowych, lepszej obsługi klienta oraz łatwiejszej analizy i wykorzystania informacji o klientach do celów marketingowych.

Dostosowanie systemu CRM do specyfiki działalności firmy wymaga szczegółowej analizy procesów biznesowych oraz potrzeb użytkowników. Istotne jest określenie celów, jakie ma spełniać system CRM oraz funkcjonalności, które są niezbędne do efektywnego zarządzania firmą. W tym zakresie warto poradzić się eksperta, po to aby proces wdrożenia CRM przeprowadzić właściwie i uniknąć powyżej opisanych błędów.