Czym jest system ERP i czy warto go wdrożyć w przedsiębiorstwie?

ERP (enterprise resource planning) to informatyczny system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Ma on wspomóc zarządzanie całym przedsiębiorstwem, usprawnienie procesów zachodzących w firmie, lepszy przepływ informacji oraz zmniejszenie kosztów. Kluczem systemu ERP jest wspólna baza danych z której korzystają zarówno pracownicy jak i kadra zarządzająca.

Przy wyborze systemu ERP warto również zwrócić uwagę na jego użyteczność i intuicyjność. Z systemu korzystają głównie pracownicy, więc system musi być dla nich przyjazny. Ewentualne błędy wynikające z problemów z korzystania z systemu przełożą się na efekty pracy (raporty, analizy).

Systemy ERP w większości przypadków mają modułową strukturę, co oznacza, że każda firma może wybrać moduły dla niej potrzebne i w miarę rozwoju dodawać kolejne. Taka elastyczność w wyborze modułów sprawia, że system może być idealnie dopasowany do profilu działania danej firmy. Moduły te są ze sobą połączone i pozwalają na sprawne zarządzanie całą firmą.

System ERP jest bazą modułów:

• finanse i księgowość
• sprzedaż detaliczna i e-commerce
• zaopatrzenie
• procesy magazynowe
• dział HR
• produkcja
• zarządzanie środkami trwałymi
• transport

System ERP pozwala na:

• automatyzację procesów
• sprawną komunikację między działami ale także między oddziałami firmy
• sprawy obieg dokumentacji
• tworzenie raportów oraz analizowanie danych
• planowanie budżetu

Plusy korzystania z systemu ERP w firmie

W obecnych czasach, gdzie rozwój branży IT jest na bardzo wysokim poziomie, firmy usługowe korzystają z nowoczesnych rozwiązań informatycznych w celu usprawnienia działania własnego przedsiębiorstwa. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów ERP. Przy tak dużej konkurencji na rynku warto zaimplementować nowoczesne rozwiązania w firmie, aby móc konkurować z innymi firmami oraz zapewnić pracownikom nowoczesne narzędzia pracy.

Dlaczego warto wdrożyć system ERP w firmie?

• Wspólna, jednolita baza danych dla całego przedsiębiorstwa – dane wprowadzane np. w dziale produkcyjnym są dostępne w czasie rzeczywistym dla innych działów, np. działu zaopatrzenia. Kompletna baza danych pozwala również na generowanie raportów, które są pomocne w zarządzaniu i planowaniu przyszłych działań.
• Oszczędność czasu pracowników – automatyzacja procesów zachodzących w firmie pozwala na skrócenie czasu ich trwania. Dzięki temu czas pracy pracowników może być w pełni poświęcony na efektywne działania mające na celu dalszy rozwój firmy.
• Mniejsze koszty dzięki automatyzacji procesów i wyeliminowaniu niepotrzebnych działań. Dodatkowo lepsze, dokładniejsze planowanie np. produkcji znacznie obniży koszty zapasów czy magazynowania.
• Lepszy obieg dokumentów wewnątrz firmy między działami. Dodatkowo większość dokumentów przechowywanych jest elektronicznie, co przekłada się na oszczędność pieniędzy (brak zużycia papieru, kopert, teczek, brak kosztów przesyłek) oraz miejsca.
• Większa kontrola nad zapasami magazynowymi, zakupami czy procesem produkcji. Efektywniejsze planowanie produkcji, mniejsze zapasy i zakupy na czas przekładają się realnie na zysk firmy.
• System ERP wspiera pracę zdalną – w czasie pandemii koronawirusa wiele firm przeszło na pracę zdalną. Pracownik biurowy w wielu przypadkach we własnym domu może bez problemu wykonywać swoje obowiązki dzięki dostępowi do systemu z pełną bazą danych potrzebną do pracy.

Dla jakich branż kierowane są systemy ERP?

Systemy informatyczne ERP mają na celu efektywniejsze, wydajniejsze i nowocześniejsze zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Można więc powiedzieć, że system jest przeznaczony do każdej branży, bo każda branża może dzięki systemowi ERP usprawnić swoje działanie wewnątrz firmy. Wdrożenie ERP może zapewnić przewagę na rynku zarówno w przypadku firm handlowych, produkcyjnych, transportowych i usługowych.

Z reguły z takich rozwiązań korzystają większe firmy posiadające minimum kilka działów. Systemy ERP są najczęściej wdrażane w branży:

• transportowej
• produkcyjnej
• spożywczej
• budowlanej oraz instalacyjnej
• opieki medycznej

Różnice i podobieństwa między systemami CRM a ERP

Wiemy już, że ERP to system informatyczny wspomagający i uprawniający zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Z kolei CRM to system pozwalający na zarządzanie relacjami z klientem, który jest narzędziem ułatwiającym realizację celów sprzedażowych firmy. Oba systemy mogą poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i pozwalają na zarządzanie procesami zachodzącymi w firmie. Każdy z tych systemów spełnia jednak inne potrzeby przedsiębiorstwa.

Systemy CRM mają mniejszy zakres działania i skupiają się na zarządzaniu kontaktem z klientem oraz na procesie sprzedaży produktu lub usługi. Systemy ERP skupiają się bardziej na samym przedsiębiorstwie niż na kliencie. Ich celem jest pomóc w zarządzaniu wszystkimi działami firmy i zachodzącymi w nich procesami magazynowymi, produkcyjnymi, transportowymi, księgowymi, sprzedażowymi oraz finansowymi. Można więc powiedzieć, że CRM pomaga w zwiększeniu zysków poprzez zwiększanie sprzedaży a ERP pomaga w zmniejszeniu kosztów poprzez automatyzację procesów i efektywniejsze zarządzanie firmą.

Systemy CRM i ERP można wdrażać osobno w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, ale oczywiście oba te systemy mogą się uzupełniać i jeszcze bardziej usprawnić działanie firmy. Walcząc o lepszą pozycję na rynku, większą sprzedaż, zmniejszenie kosztów czy efektywniejsze zarządzanie warto wdrożyć w firmie oba ta systemy informatyczne.

Jeśli firma nie chce, lub nie może sobie pozwolić na wdrożenie obu systemów, to powinna wybrać ten, który będzie bardziej pomocny na obecnym etapie prowadzenia działalności. Firmy skupiające się na sprzedaży produktów lub usług i chcące zyskać więcej klientów powinny zainwestować w system CRM. Takie działanie pozwoli na rozwój oraz zwiększenie zakresu działania. Z kolei przedsiębiorstwa mające kilka działów i realizujące zarówno produkcję, sprzedaż jak i transport produktów i chcące usprawnić zarządzenie tymi procesami powinny zainwestować we wdrożenie ERP. Dzięki temu firma zyskuje oszczędność zarówno czasu jak i pieniędzy, a zaoszczędzone zasoby może przeznaczyć na efektywniejsze działania wspierające rozwój.